مدیر ساختمان در حدود اختیارات و وظایف قانونی خود، مسئول اداره امور ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی است. به همین دلیل، بعضی اشتباهات مدیریتی که ممکن است در ابتدا کاملاً ساده یا حتی از روی حسن نیت به نظر برسند، میتوانند در شرایط خاص زمینهساز مسئولیت مدنی، مطالبه خسارت، طرح دعوا یا حتی مسئولیت کیفری شوند.
آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها صراحتاً مقرر کرده است که مدیر یا مدیران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی هستند.
بنابراین، مدیر مجتمع باید بداند که «مدیر بودن» فقط به معنای انجام کارهای روزمره نیست؛ بلکه مستلزم رعایت حدود اختیار، حفظ اموال و منافع مشترک، شفافیت مالی، نگهداری اسناد، توجه به ایمنی ساختمان و اجرای صحیح تصمیمات قانونی مجمع است.
در این مقاله از وبلاگ سامانه آپارتمان ماها، مهمترین اشتباهاتی را بررسی میکنیم که مدیر ساختمان ممکن است خواسته یا ناخواسته مرتکب شود و در بعضی شرایط، او را در معرض شکایت یا محکومیت قرار دهد.
توجه حقوقی: این مقاله یک راهنمای عمومی برای آشنایی مدیران و ساکنان با مسئولیتهای مدیریتی است و جایگزین مشاوره حقوقی درباره یک پرونده مشخص نیست. مسئولیت حقوقی هر مدیر با توجه به شرایط پرونده، میزان تقصیر، رابطه سببیت، مدارک و نظر مرجع رسیدگی تعیین میشود.
قانون تملک آپارتمانها برای اداره ساختمان، وجود مدیر یا مدیران را پیشبینی کرده است. طبق ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها، در ساختمانهایی که تعداد مالکین بیش از سه نفر باشد، مجمع عمومی مالکین باید مدیر یا مدیرانی را انتخاب کند.
اما مهمترین نکته این است که مدیر ساختمان مالک ساختمان یا صاحب اختیار مطلق آن نیست.
مدیر در واقع امانتدار و مجری امور ساختمان در حدود اختیارات قانونی و تصمیمات مجمع عمومی است.
این تفاوت بسیار مهم است.
برای مثال، مدیر نمیتواند صرفاً به این دلیل که مدیر ساختمان است:
هر هزینهای را که شخصاً مناسب میداند به ساکنان تحمیل کند؛
بدون رعایت مقررات، از حساب ساختمان برداشت کند؛
درباره اموال مشترک تصمیم شخصی بگیرد؛
اطلاعات خصوصی ساکنان را بدون دلیل قانونی منتشر کند؛
خدمات مشترک را به صورت خودسرانه قطع کند؛
تعمیرات اساسی و پرهزینه را بدون توجه به حدود اختیار انجام دهد؛
قراردادهای نامتعارف و بدون مستندات منعقد کند؛
یا تصمیمات مجمع را نادیده بگیرد.
یکی از مهمترین اصول مدیریت ساختمان این است:
اختیار مدیر باید مستند باشد.
هرچه تصمیم مهمتر، پرهزینهتر یا حساستر باشد، ضرورت مستندسازی و رعایت تشریفات نیز بیشتر میشود.
یکی از مهمترین اشتباهاتی که مدیر ساختمان ممکن است مرتکب شود، بیتوجهی به بیمه ساختمان در برابر آتشسوزی است.
مطابق ماده ۱۴ قانون تملک آپارتمانها، مدیر یا مدیران مکلفند تمام بنا را به عنوان یک واحد در مقابل آتشسوزی بیمه کنند و سهم هر مالک از حق بیمه نیز متناسب با سطح زیربنای اختصاصی او تعیین و دریافت میشود. قانون همچنین در صورت عدم اقدام و وقوع آتشسوزی، مسئولیت جبران خسارت را برای مدیر یا مدیران پیشبینی کرده است.
بنابراین جملههایی مانند:
«ساختمان ما تا حالا آتش نگرفته.»
یا:
«هزینه بیمه زیاد است، فعلاً لازم نیست.»
نمیتواند توجیه مناسبی برای نادیده گرفتن تکلیف قانونی باشد.
مدیر ساختمان بهتر است:
بیمهنامه معتبر ساختمان را تهیه کند.
تاریخ شروع و پایان بیمه را در تقویم مدیریتی ثبت کند.
سهم هر واحد را مستند محاسبه کند.
رسید پرداختها را نگهداری کند.
نسخهای از بیمهنامه را در آرشیو ساختمان قرار دهد.
این موضوع یکی از حوزههایی است که سامانه آپارتمان ماها میتواند با ایجاد آرشیو دیجیتال اسناد ساختمان و یادآوری سررسیدها، احتمال فراموشی را کاهش دهد.
یکی از رایجترین مشکلات میان مدیران و ساکنان، اختلاف بر سر پول شارژ و هزینههای ساختمان است.
فرض کنید مدیر ساختمان اعلام میکند:
«برای تعمیر پمپ ۳۰ میلیون تومان هزینه شد.»
اما:
فاکتور وجود ندارد؛
رسید پرداخت وجود ندارد؛
قرارداد پیمانکار وجود ندارد؛
مشخص نیست پول به چه کسی پرداخت شده؛
و گزارش مالی مشخصی نیز به مالکان ارائه نشده است.
حتی اگر واقعاً تعمیر انجام شده باشد، چنین شیوهای میتواند زمینه اختلاف و مطالبه اسناد و حسابرسی را فراهم کند.
برای هر هزینه مهم، بهتر است حداقل موارد زیر ثبت شود:
تاریخ هزینه
موضوع هزینه
مبلغ
نام دریافتکننده
شماره فاکتور یا رسید
روش پرداخت
واحد یا حساب پرداختکننده
توضیح مختصر درباره ضرورت هزینه
مدیریت مالی بدون سند، یکی از پرریسکترین شیوههای مدیریت ساختمان است.
یکی دیگر از اشتباهات خطرناک این است که مدیر، پول شخصی خود را با پول ساختمان مخلوط کند.
مثلاً مدیر از حساب شخصی خود مبلغی برای تعمیر آسانسور پرداخت میکند و بعد چند ماه بعد آن را از ساختمان دریافت میکند؛ اما هیچ سند دقیقی از این موضوع وجود ندارد.
یا برعکس، مدیر مبالغ شارژ را به حساب شخصی خود واریز میکند و هزینههای ساختمان را نیز از همان حساب پرداخت میکند.
این روش ممکن است بعدها باعث اختلاف جدی شود.
برای امور مالی ساختمان باید تا حد امکان:
ورودیها → ثبت شوند.
خروجیها → ثبت شوند.
اسناد → نگهداری شوند.
موجودی → قابل بررسی باشد.
و در پایان دوره نیز گزارش روشن و قابل فهمی از وضعیت مالی ساختمان ارائه شود.
شارژ ساختمان متعلق به مدیر نیست؛ این مبالغ برای تأمین هزینههای مشترک ساختمان دریافت میشوند.
مدیر باید بتواند مشخص کند:
شارژ هر واحد چقدر است؟
چرا این مبلغ تعیین شده؟
چه هزینههایی انجام شده؟
موجودی ساختمان چقدر است؟
بدهی هر واحد چقدر است؟
هزینههای فوقالعاده بابت چه کاری دریافت شدهاند؟
آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها نیز مدیر را مکلف کرده میزان هزینههای مستمر و مخارج متعلق به هر شریک و نحوه پرداخت را به او اعلام کند.
به همین دلیل، اعلام یک عدد ساده مانند «شارژ این ماه ۲ میلیون تومان» بدون توضیح کافی، در ساختمانهای بزرگ یا در شرایط اختلاف ممکن است زمینهساز اعتراض شود.
یکی از اشتباهات بسیار مهم مدیران، بیتوجهی به صورتجلسات است.
طبق ماده ۱۲ آییننامه اجرایی، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکا باید در صورتجلسه نوشته شده و توسط مدیر یا مدیران نگهداری شود. همچنین تصمیمات اتخاذشده باید ظرف مهلت مقرر به شرکای غایب اطلاع داده شود.
بنابراین مدیر نباید به حافظه خود متکی باشد.
این جمله که:
«همه در جلسه موافق بودند.»
به اندازه یک صورتجلسه دقیق و مستند ارزش اثباتی ندارد.
بهتر است شامل موارد زیر باشد:
تاریخ جلسه
ساعت و محل
موضوع جلسه
اسامی حاضرین
نمایندگان قانونی
دستور جلسه
تصمیمات اتخاذشده
نتیجه رأیگیری
میزان موافق و مخالف در موارد لازم
امضاهای مربوط
مدیر ساختمان مجری تصمیمات مجمع است؛ اما این به معنای آن نیست که هر تصمیم شخصی مدیر، تصمیم ساختمان محسوب میشود.
فرض کنید مدیر تصمیم بگیرد:
«از ماه آینده همه واحدها باید برای بازسازی لابی مبلغ ۲۰ میلیون تومان اضافه پرداخت کنند.»
اگر موضوع در حدود اختیارات مدیر نباشد و تصمیم لازم مجمع نیز وجود نداشته باشد، احتمال اعتراض افزایش پیدا میکند.
مدیر باید همیشه از خود بپرسد:
آیا برای این تصمیم اختیار قانونی یا مصوبه معتبر دارم؟
اگر پاسخ روشن نیست، بهتر است موضوع در مجمع مطرح شود.
این مورد از حساسترین موضوعات مدیریت ساختمان است.
گاهی مدیر به دلیل بدهی شارژ یک واحد، برای فشار آوردن به مالک یا مستأجر، اقدام به قطع یک خدمت میکند.
اما مدیر نمیتواند تصور کند چون فردی بدهکار است، بنابراین هر اقدامی علیه او مجاز است.
قانون تملک آپارتمانها برای وصول هزینههای مشترک، سازوکارهای قانونی مشخصی پیشبینی کرده است و در ماده ۱۰ مکرر نیز شرایط و تشریفات مربوط به مطالبه و در موارد مقرر، محدود کردن خدمات مشترک و مراجعه به مراجع قانونی بیان شده است.
بنابراین:
بدهکار بودن یک واحد ≠ مجاز بودن هر نوع اقدام علیه آن واحد
مدیر باید دقیقاً مطابق قانون عمل کند.
یک مدیر ممکن است از روی عصبانیت بگوید:
«اگر شارژ را ندهی، آب را قطع میکنم.»
یا:
«اسم تو را روی تابلو میزنم تا همه بفهمند بدهکاری.»
این رفتارها ممکن است اختلاف را از یک مسئله مالی ساده به یک اختلاف حقوقی جدی تبدیل کند.
راهکار صحیح این است که مدیر از مسیرهای رسمی و قابل اثبات استفاده کند.
یعنی:
اعلام بدهی → مستندسازی → اخطار قانونی → اقدام قانونی
نه:
تهدید → توهین → افشا → درگیری
گروه واتساپ، تلگرام یا پیامرسان ساختمان، دادگاه نیست.
یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که برای وصول شارژ، اطلاعات یک واحد را به شکل تحقیرآمیز منتشر میکنند.
مثلاً:
«واحد ۱۲ سه ماه است پول نداده و عمداً ساختمان را اذیت میکند.»
این نوع ادبیات میتواند اختلاف را تشدید کند و بسته به محتوای منتشرشده و شرایط، تبعات حقوقی دیگری نیز ایجاد کند.
بهتر است مدیر به جای حمله شخصی، صرفاً اطلاعات ضروری و رسمی را اعلام کند.
مثلاً:
«مبلغ بدهی شارژ واحد … مطابق صورتحساب ساختمان، مبلغ … است. لطفاً تا تاریخ … نسبت به تسویه اقدام فرمایید.»
مدیر ساختمان ممکن است با یک مالک یا مستأجر اختلاف پیدا کند.
اما مدیر باید بداند که جایگاه مدیریتی به او اجازه توهین یا تهدید نمیدهد.
حتی اگر مالک بدهکار باشد، حتی اگر همکاری نکند و حتی اگر رفتار نامناسبی داشته باشد، مدیر باید تا حد امکان از ادبیات رسمی استفاده کند.
مدیر خوب، اختلاف را شخصی نمیکند.
یکی دیگر از اشتباهات خطرناک این است که مدیر تصور کند چون مسئول ساختمان است، هر زمان لازم باشد میتواند وارد واحد شود.
برای مثال:
«از واحد شما صدای آب میآید، من مدیرم و باید وارد شوم.»
یا:
«برای بررسی لولهها باید وارد خانه شوم.»
در شرایط اضطراری ممکن است موضوع کاملاً متفاوت باشد، اما در حالت عادی مدیر باید حدود حقوق مالک و متصرف واحد را رعایت کند.
در مواردی که نیاز به ورود به واحد وجود دارد، بهتر است هماهنگی قبلی و دلیل ورود کاملاً مشخص باشد.
مدیر ساختمان مسئول اداره ساختمان است؛ بنابراین بیتوجهی به خطرهای شناختهشده میتواند بسیار پرریسک باشد.
مثلاً:
خرابی آسانسور
نقص سیستم برق
نشتی گاز
خرابی تجهیزات آتشنشانی
ریزش بخشی از نما
خرابی حفاظ پشتبام
نقص سیستم اعلام حریق
خطر سقوط اشیا
خرابی تأسیسات اصلی
اگر خطری جدی وجود دارد، مدیر نباید صرفاً به دلیل هزینه بالا، موضوع را نادیده بگیرد.
در چنین شرایطی باید:
خطر شناسایی شود.
موضوع مستند شود.
اقدام فوری برای کاهش خطر انجام شود.
در صورت نیاز موضوع به مجمع اعلام شود.
تعمیرکار یا متخصص واجد صلاحیت انتخاب شود.
گزارش اقدامات نگهداری شود.
آسانسور یکی از مهمترین تجهیزات پرخطر ساختمان است.
مدیری که خرابی آسانسور را میداند اما برای تعمیر آن اقدامی نمیکند، نباید تصور کند مسئولیتی ندارد.
بهخصوص اگر:
صدای غیرعادی وجود دارد؛
درب مشکل دارد؛
آسانسور متوقف میشود؛
سیستم ایمنی دچار نقص است؛
سرویس دورهای انجام نشده است.
در چنین شرایطی، «فعلاً کار میکند» دلیل مناسبی برای بیتوجهی نیست.
انتخاب تعمیرکار یا پیمانکار ارزانتر همیشه بهترین تصمیم نیست.
برای کارهای مهم بهتر است مدیر:
مشخصات پیمانکار را ثبت کند؛
شرح کار را مشخص کند؛
قیمت را دریافت کند؛
شرایط پرداخت را مشخص کند؛
ضمانت کار را در قرارداد درج کند؛
فاکتور دریافت کند؛
و در پروژههای مهم، قرارداد مکتوب داشته باشد.
یک قرارداد ساده میتواند جلوی بسیاری از اختلافات آینده را بگیرد.
مدیر ممکن است تصور کند چون مدیر است، اختیار امضای هر قراردادی را دارد.
در حالی که حدود اختیار مدیر باید با قانون، اساسنامه احتمالی ساختمان و مصوبات مجمع هماهنگ باشد.
در قراردادهای پرهزینه یا بلندمدت بهتر است ابتدا موضوع در مجمع مطرح و اختیار مدیر به شکل روشن ثبت شود.
این کار بعدها به مدیر کمک میکند ثابت کند اقدام او شخصی نبوده و در چارچوب مدیریت ساختمان انجام شده است.
شفافیت مالی یکی از مهمترین پایههای اعتماد در مجتمع است.
مدیر بهتر است به صورت دورهای گزارش کند:
شارژ ماهانه
شارژهای فوقالعاده
درآمد پارکینگ یا فضاهای مشترک در صورت وجود مجوز
سایر درآمدهای ساختمان
نظافت
نگهبانی
آسانسور
برق مشاعات
آب مشترک
گاز
تعمیرات
بیمه
سرویس تأسیسات
سایر هزینهها
این گزارشها میتوانند به شکل جدول ارائه شوند.
مدیری که اسناد را در یک کشوی نامرتب نگهداری میکند، در زمان اختلاف ممکن است با مشکل جدی مواجه شود.
اسناد مهم ساختمان شامل مواردی مانند:
صورتجلسات
بیمهنامه
قراردادها
فاکتورها
رسیدها
گزارشهای مالی
سوابق تعمیرات
اسناد مربوط به تجهیزات
گزارشهای سرویس آسانسور
اطلاعات پیمانکاران
باید به صورت منظم نگهداری شوند.
یکی از مزیتهای استفاده از سامانه آپارتمان ماها در چنین شرایطی، امکان ایجاد ساختار منظم برای ثبت و نگهداری اطلاعات و اسناد ساختمان است.
اشتباه در محاسبه شارژ میتواند باعث اعتراض شود.
مدیر باید مشخص کند هزینهها بر چه مبنایی تقسیم میشوند.
همه هزینههای ساختمان الزاماً به یک شکل میان واحدها تقسیم نمیشوند و نوع هزینه، مقررات قانونی، متراژ، تعداد افراد، امکانات و تصمیمات معتبر ساختمان میتواند در نحوه محاسبه مؤثر باشد.
به همین دلیل بهتر است مدیر از فرمولهای شفاهی و سلیقهای فاصله بگیرد.
مدیر نباید به دلیل رابطه دوستانه یا اختلاف شخصی با افراد، با واحدها رفتار متفاوتی داشته باشد.
مثلاً:
برای یک واحد دیرکرد محاسبه کند و برای دیگری نه؛
بدهی یک واحد را پیگیری کند و بدهی واحد دوست خود را نادیده بگیرد؛
هزینهای را فقط از بعضی واحدها دریافت کند؛
یا امکانات ساختمان را بر اساس رابطه شخصی توزیع کند.
مدیریت ساختمان باید تا حد امکان شفاف، قابل دفاع و بیطرفانه باشد.
یکی از بدترین جملهها در مدیریت ساختمان این است:
«همه گفتند انجام بده.»
چه کسی گفت؟
چه زمانی؟
چه کسانی حاضر بودند؟
رأیگیری چگونه انجام شد؟
مصوبه کجاست؟
مدیر باید تصمیمات مهم را مستند کند.
طبق آییننامه، تصمیمات مجمع باید در صورتجلسه درج و نگهداری شوند.
مدیر نباید تصور کند فقط افرادی که در جلسه حضور داشتهاند باید از نتیجه تصمیمات مطلع باشند.
آییننامه اجرایی برای اطلاعرسانی تصمیمات اتخاذشده به شرکای غایب نیز تکلیف مشخصی در نظر گرفته است.
بنابراین بهتر است بعد از جلسه:
صورتجلسه نهایی شود؛
نتیجه تصمیمات اعلام شود؛
مستندات نگهداری شود؛
و مشخص باشد اطلاعرسانی چگونه انجام شده است.
یکی دیگر از مشکلات رایج این است که مدیر سالها بدون تعیین تکلیف رسمی به کار خود ادامه میدهد.
مطابق متن آییننامه اجرایی، مدت مأموریت مدیر یا مدیران دو سال تعیین شده، هرچند مجمع عمومی میتواند این مدت را افزایش دهد و انتخاب مجدد نیز ممکن است.
پس بهتر است مدیر وضعیت مأموریت خود را از نظر مصوبات ساختمان روشن نگه دارد.
گاهی مدیر خسته میشود و میگوید:
«دیگه مدیر نیستم، هر کاری میخواهید بکنید.»
اما استعفا نباید به معنای رها کردن حسابها، اسناد و امور ساختمان باشد.
در صورت تغییر مدیر، باید:
حسابها مشخص شود؛
موجودی تحویل شود؛
اسناد تحویل مدیر جدید شود؛
قراردادها مشخص شوند؛
بدهیها و طلبها اعلام شوند؛
کلیدها و دسترسیها تحویل شوند.
این کار هم به نفع مدیر قبلی است و هم مدیر جدید.
گاهی مدیر واقعاً برای ساختمان زحمت میکشد.
مثلاً:
«من خودم رفتم خرید کردم.»
«من خودم پول تعمیرکار را دادم.»
«من خودم این وسیله را خریدم.»
مشکل اینجاست که اگر هیچ رسیدی وجود نداشته باشد، بعداً اثبات این هزینه دشوار میشود.
حسن نیت جای سند را نمیگیرد.
مدیر حتی برای هزینههایی که با نیت خیر انجام داده است، بهتر است سند و رسید نگه دارد.
یکی از مهمترین مشکلات مالی ساختمان این است که مدیر به جای یک سیستم مشخص، بدهیها را در دفتر شخصی یا حافظه خود نگهداری کند.
در نتیجه ممکن است:
مبلغی دوبار مطالبه شود؛
پرداختی ثبت نشود؛
بدهی اشتباه اعلام شود؛
یا مالک نسبت به مبلغ مطالبهشده اعتراض کند.
سیستم مالی ساختمان باید قابل پیگیری باشد.
اخطار بدهی بهتر است دقیق و مستند باشد.
در یک اخطار مناسب باید مشخص باشد:
بدهی مربوط به چه دورهای است؛
مبلغ چقدر است؛
بابت چه هزینهای است؛
مهلت پرداخت چیست؛
و در صورت عدم پرداخت، اقدام قانونی چگونه خواهد بود.
تهدیدهای غیرضروری، توهین یا عبارتهای تحقیرآمیز نباید در اخطار استفاده شوند.
حتی اگر اکثریت ساکنان با کاری موافق باشند، مدیر باید بررسی کند که موضوع در چارچوب قانون و اختیارات مجمع قرار دارد یا خیر.
رضایت شفاهی چند نفر همیشه جایگزین تشریفات قانونی نمیشود.
بهخصوص در موضوعات مهم مانند:
تغییرات اساسی؛
هزینههای سنگین؛
قراردادهای بلندمدت؛
تغییرات در مشاعات؛
تعمیرات مهم؛
استفاده اختصاصی از قسمتهای مشترک.
مدیر نباید ساختمان را ملک شخصی خود بداند.
مدیریت ساختمان یعنی:
خدمت به مجموعه، نه مالکیت بر مجموعه.
این تفاوت زمانی خودش را نشان میدهد که مدیر با یک تصمیم مخالفت شخصی دارد.
اگر تصمیمی به شکل معتبر توسط مرجع صلاحیتدار ساختمان گرفته شده باشد، مدیر باید در چارچوب قانون آن را اجرا کند.
یک مشکل دیگر این است که ساکنان مشکلات خود را در پیامرسانهای مختلف اعلام میکنند:
واتساپ
تماس تلفنی
پیامک
حضوری
کاغذ
پیام خصوصی
بعد مدیر فراموش میکند چه کسی چه درخواستی داشته است.
برای مدیریت حرفهای بهتر است درخواستها ثبت شوند.
مثلاً:
واحد ۸ → خرابی چراغ پارکینگ → ۱۰ شهریور → ارجاع به برقکار → انجام شد
این مدل ثبت درخواست، علاوه بر افزایش نظم، میتواند در زمان اختلاف نشان دهد که مدیر موضوع را پیگیری کرده است.
بعضی وظایف مدیر، یکبار انجام نمیشوند.
برای مثال:
بیمه ساختمان
سرویس آسانسور
سرویس پمپ
بررسی تجهیزات ایمنی
قرارداد نظافت
قرارداد نگهبانی
تمدید قراردادهای خدماتی
پرداخت قبوض
اگر مدیر این موارد را در تقویم یا سیستم یادآوری ثبت نکند، احتمال فراموشی افزایش مییابد.
راهکار اصلی، «مدیریت مستند» است.
یعنی مدیر باید بتواند برای تصمیمات مهم خود پاسخ این پنج سؤال را داشته باشد:
دلیل اقدام چه بود؟
قانون، مصوبه مجمع یا وظیفه مدیریتی؟
تاریخ و زمان مشخص باشد.
فاکتور و رسید موجود باشد.
صورتجلسه، قرارداد، رسید، گزارش یا مکاتبه.
اگر مدیر بتواند برای اقدامات مهم خود این پنج سؤال را پاسخ دهد، مدیریت ساختمان بسیار حرفهایتر خواهد شد.
برای کاهش ریسک اختلاف و مسئولیت، مدیر مجتمع بهتر است این چکلیست را همیشه در اختیار داشته باشد:
☐ وضعیت انتخاب و مدت مدیریت مشخص است.
☐ صورتجلسات نگهداری میشوند.
☐ تصمیمات مهم مستند هستند.
☐ اطلاعرسانی تصمیمات انجام میشود.
☐ درآمدهای ساختمان ثبت میشوند.
☐ هزینهها ثبت میشوند.
☐ فاکتور و رسید نگهداری میشود.
☐ موجودی ساختمان مشخص است.
☐ بدهی واحدها بهروز است.
☐ گزارش مالی قابل ارائه است.
☐ بیمه ساختمان معتبر است.
☐ وضعیت آسانسور پیگیری میشود.
☐ خطرهای مشاعات ثبت و رفع میشوند.
☐ تجهیزات ایمنی بررسی میشوند.
☐ قراردادها مکتوب هستند.
☐ مشخصات پیمانکار ثبت شده است.
☐ مبلغ و شرایط پرداخت مشخص است.
☐ فاکتور دریافت میشود.
☐ اطلاعرسانی رسمی انجام میشود.
☐ از توهین و تهدید اجتناب میشود.
☐ اطلاعات خصوصی افراد منتشر نمیشود.
☐ درخواستهای ساکنان ثبت و پیگیری میشود.
یکی از مشکلات اصلی مدیران ساختمان این است که بخش زیادی از مدیریت همچنان به شکل سنتی انجام میشود.
یک دفتر، چند قبض، چند رسید، یک گروه واتساپ، چند پیام خصوصی و حافظه مدیر.
این شیوه ممکن است در یک ساختمان کوچک جواب بدهد؛ اما با افزایش تعداد واحدها، احتمال خطا نیز بیشتر میشود.
سامانه آپارتمان ماها با هدف تبدیل مدیریت سنتی ساختمان به مدیریت منظم و هوشمند طراحی شده است.
در یک سامانه جامع مدیریت ساختمان، اطلاعات مربوط به مدیریت، امور مالی، ارتباط با ساکنان و مستندات ساختمان میتواند ساختارمندتر شود.
برای مثال مدیر میتواند امور مختلف ساختمان را منظمتر ثبت و پیگیری کند و ساکنان نیز دسترسی شفافتری به اطلاعات مربوط به ساختمان داشته باشند.
این موضوع فقط برای راحتی نیست.
مستندسازی، یکی از مهمترین ابزارهای کاهش اختلاف در مدیریت ساختمان است.
وقتی پرداختها، هزینهها، اطلاعیهها، گزارشها و اطلاعات مدیریتی منظم باشند، احتمال سوءتفاهم نیز کمتر میشود.
بسیاری از اختلافات ساختمان از یک سؤال ساده شروع میشوند:
«پول ساختمان کجا خرج شد؟»
اگر مدیر پاسخ روشنی داشته باشد:
«در تاریخ فلان، طبق مصوبه فلان، مبلغ فلان برای این کار پرداخت شد و فاکتور آن نیز موجود است.»
بخش زیادی از اختلاف از همان ابتدا کنترل میشود.
اما اگر پاسخ مدیر این باشد:
«فکر کنم…»
«یادم نیست…»
«فاکتور ندارم…»
«توی گروه گفته بودیم…»
«همه میدانستند…»
احتمال اختلاف بیشتر میشود.
بنابراین میتوان گفت:
مدیریت مستند، فقط ابزار حسابداری نیست؛ ابزار پیشگیری از اختلاف و دفاع از عملکرد مدیر ساختمان نیز هست.
مدیر ساختمان لزوماً یک متخصص حقوقی، حسابداری، تأسیسات یا مدیریت نیست.
او ممکن است یک مالک یا حتی فردی خارج از ساختمان باشد که برای اداره مجتمع انتخاب شده است.
اما از لحظهای که مسئولیت مدیریت را قبول میکند، باید وظایف خود را با دقت بیشتری انجام دهد.
مهمترین اشتباهاتی که میتواند مدیر ساختمان را در معرض مشکل قرار دهد عبارتاند از:
بیتوجهی به بیمه آتشسوزی ساختمان
هزینه کردن بدون سند
مخلوط کردن پول شخصی و پول ساختمان
نبود شفافیت مالی
نگهداری نکردن صورتجلسات
تصمیمگیری خارج از حدود اختیار
قطع خودسرانه خدمات
تهدید یا توهین به بدهکاران
انتشار اطلاعات خصوصی ساکنان
بیتوجهی به خطرهای ایمنی
نادیده گرفتن خرابی آسانسور
انتخاب پیمانکار بدون بررسی
امضای قراردادهای مهم بدون اختیار روشن
محاسبه نادرست شارژ
تبعیض میان واحدها
نگهداری نکردن اسناد و مدارک
عدم اطلاعرسانی صحیح تصمیمات مجمع
بیتوجهی به پایان دوره مدیریت
تحویل ندادن اسناد هنگام تغییر مدیر
مدیریت بر اساس حافظه و پیامهای پراکنده
در نهایت، مدیر ساختمان باید همیشه سه اصل را در ذهن داشته باشد:
هر اقدامی که مدیر انجام میدهد باید تا حد امکان در چارچوب اختیار قانونی باشد، برای ساکنان قابل توضیح باشد و سندی برای اثبات آن وجود داشته باشد.
مدیریت حرفهای ساختمان فقط به معنای جمعآوری شارژ و پرداخت قبوض نیست؛ بلکه یعنی حفظ منافع مشترک، رعایت حقوق مالکان و ساکنان، اجرای صحیح تصمیمات مجمع، نگهداری اسناد، مدیریت شفاف منابع مالی و توجه جدی به ایمنی ساختمان.
و دقیقاً در همین نقطه است که استفاده از ابزارهای دیجیتال و سامانههای مدیریت ساختمان میتواند کار مدیر را سادهتر و شفافتر کند.
سامانه آپارتمان ماها تلاش میکند با ایجاد بستری برای مدیریت منظم امور ساختمان، ارتباط بهتر میان مدیران، مالکان و ساکنان و ثبت اطلاعات و عملیات ساختمان، مسیر حرکت از مدیریت سنتی به سمت مدیریت هوشمند، شفاف و مستند مجتمعهای مسکونی را هموار کند.
