اساسنامه مجتمع چیست؟
اساسنامه مجتمع‌های مسکونی نقش مهمی در تنظیم روابط میان ساکنان و مدیریت مجتمع دارد. این سند، قوانین و مقررات مربوط به هزینه‌ها، حقوق و وظایف اعضا، نحوه استفاده از قسمت‌های مشترک و خصوصی، و نحوه‌ی مدیریت و حل اختلافات را مشخص می‌کند. داشتن یک اساسنامه منظم و برنامه‌ریزی شده، به ایجاد فضایی همدلانه و منظم در مجتمع کمک می‌کند و از بروز اختلافات جلوگیری می‌کند.
مقدمه
در راستای اجرای مُفاد قانون تملک آپارتمان ها مصوب اسفندماه 1343 و آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها مصوب 08-02-1347 هیات وزیران با اصلاحات و الحاقات بعدی تا 30-01-1371، اساسنامه حاضر به منظور تنظیم روابط و مناسبات واحدهای مسکونی مجتمع …، تدوین و توسط تمامی مالکین تصویب گردیده است.
ارکان اساسنامه ساختمان:
هر آپارتمان مسکونی، بر اساس قوانین تملک و آیین‌نامه‌های مربوطه، می‌تواند یک اساسنامه مخصوص به خود داشته باشد. این اساسنامه معمولا توسط یک فرد حقوقی (دپارتمان واحد حقوقی شرکت آپارتمان ماها) تهیه می‌شود و به‌صورت مخصوص برای آن مجتمع مسکونی نوشته می‌شود.
اساسنامه آپارتمان، مجموعه مقررات و تفاهم‌نامه‌هایی است که برای تنظیم روال کاری و مدیریت جمعیت ساکن در آن ساختمان تعیین می‌گردد.
برای نمونه، اولین قوانین آیین‌نامه تملک آپارتمان‌ها بیشتر مربوط به مدیریت ساختمان است. در صورتی که بیش از سه واحد آپارتمانی در ساختمان وجود داشته باشد، باید مجمع عمومی مالکان تشکیل شود و یک یا چند مدیر برای اداره ساختمان انتخاب گردد.
مدیر ساختمان اغلب برای مدت دو سال انتخاب می‌شود، و این فرد می‌تواند یکی از ساکنین ساختمان یا فردی خارج از آن باشد.
در اساسنامه آپارتمان‌ها، موضوعاتی مانند نحوه برگزاری جلسات عمومی، قسمت‌های اختصاصی و مشترک مجتمع، هزینه‌های مشترک، و شرایط تغییر در اساسنامه نیز ذکر می‌شود.
مشخصات مندرج در اساسنامه آپارتمان و ساختمان
مطابق با قوانین و مقررات مربوطه، مشخصات دقیق و بارزی که در اساسنامه آپارتمان یا ساختمان باید ذکر گردد، به شرح زیر می‌باشد که تنظیم و درج آن در اساسنامه ساختمان الزامی و ضروری است:
· نام و مشخصات عمومی مجتمع:
در فصل اول از اساسنامه، ابتدا باید نام رسمی و جامع مجتمع مسکونی ذکر شود. این نام باید به صورت واضح، مشخص و بدون ابهام باشد تا در امور حقوقی و اداری مورد استفاده قرار گیرد.
· نشانی دقیق ساختمان:
در ادامه، باید نشانی کامل و دقیق ساختمان، شامل آدرس کامل، کد پستی، شماره پلاک، خیابان، محله و منطقه، ذکر گردد. این اطلاعات کمک می‌کند تا هرگونه پیگیری، مکاتبه یا مراجعه به ساختمان به سادگی و بدون مشکل انجام پذیرد.
· مدت زمان فعالیت و اهداف مجتمع:
در بخش دیگر، مدت زمان فعالیت مجتمع مسکونی مشخص می‌شود که این می‌تواند شامل دوره مشخصی باشد یا به صورت نامحدود در نظر گرفته شود. همچنین، اهداف و وظایف اصلی مجتمع در قالب اهداف کلی ذکر می‌شود، که معمولاً شامل اداره امور، نگهداری و حفاظت ساختمان، تامین و کنترل هزینه‌های مشترک، و نظارت بر بهره‌برداری صحیح قسمت‌های مشترک و اختصاصی می‌باشد.
· اعضای مجتمع و حقوق و تعهدات آن‌ها:
کلیه مالکین آپارتمان‌ها به عنوان اعضای مجتمع، به صورت کامل در آن عضو هستند و از حقوق مالکیت و بهره‌مندی از املاک و تجهیزات مربوط بهره‌مند خواهند بود. همچنین، این اعضا باید متعهد به اجرا، رعایت و احترام کامل به مفاد و مقررات مندرج در اساسنامه و قوانین مربوطه، به ویژه در زمینه‌های نگهداری، تعمیرات، هزینه‌ها و امور مشترک، باشند.
· هدف کلی مجتمع:
هدف اصلی از تشکیل این مجتمع، اداره صحیح امور ساختمانی و نگهداری منظم، تامین مالی لازم برای تعمیرات و امور مشترک، و کنترل و نظارت بر هزینه‌های مربوطه است. تمرکز بر مدیریت بهینه قسمت‌های مشاع و نیز قسمت‌های اختصاصی، در راستای حفظ ارزش دارایی و ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین قرار دارد.
ارکان و ساختار مدیریتی مجتمع مسکونی بر اساس اساسنامه
1- ارکان اداره مجتمع مسکونی
مدیریت و نظارت بر امور مجتمع مسکونی بر عهده ارکان مشخصی است که عبارتند از:
- مجمع عمومی
- هیئت مدیره
- بازرسین
این ارکان، نقش‌های کلیدی در تصمیم‌گیری، نظارت و اجرای امور مربوط به ساختمان و واحدهای مسکونی دارند.
مالکین و ساکنین هر واحد، به عنوان اعضای مجمع عمومی، حقوق و وظایف خاص خود را دارند و در تصمیم‌گیری‌های مهم، مانند تصویب بودجه، تعیین هزینه‌ها، تغییرات در اساسنامه، انتخاب اعضای هیئت مدیره و بررسی مسائل اصلی ساختمان، نقش فعال ایفا می نمایند.
2- انواع مجمع‌های عمومی
در ساختمان‌های مسکونی، دو نوع مجمع عمومی برگزار می‌شود:
- مجمع عمومی عادی
- مجمع عمومی فوق‌العاده
این دو مجمع در ماهیت و اهداف متفاوت هستند و هر یک در مناسبت‌ها و شرایط خاص برگزار می‌شوند.
3- زمان‌بندی و نحوه برگزاری مجامع عمومی
- برگزاری سالیانه:
- جلسات مجمع عمومی معمولا به صورت سالیانه و در تاریخ مشخص و محلی تعیین شده برگزار می‌گردد.
- دعوتنامه و اعلام برگزاری:
اطلاع‌رسانی به مالکین در مورد زمان، مکان، ساعت و دستور جلسه، از طریق ارسال دعوتنامه به هر واحد و یا اطاع رسانی در سامانه آپارتمان ماها انجام می‌شود. این دعوتنامه عموماً قبل از برگزاری در پورتال‌های رسمی یا پیامک و یا از طریق نصب در تابلو اعلانات ساختمان قرار می‌گیرد.
4- رسمیت جلسه و شرایط برگزار شدن آن
- اگر نیمی از مالکین یا نمایندگان قانونی آن‌ها در جلسه حضور یابند، جلسه رسمیت یافته و می‌تواند تصمیم‌گیری کند.
- در غیر این صورت، جلسه باید در تاریخ دیگری و با حضور حداقل نیمی از مالکین برگزار شود تا تصمیمات قابل اعتبار باشند.
5- تشکیلات هیئت مدیره
نخستین جلسه هیئت مدیره، متشکل از اعضای منتخب، برگزار می‌شود و اعضای اصلی عبارتند از:
- رئیس هیئت مدیره
- نائب رئیس
- دبیر هیئت مدیره
- خزانه‌دار
6- وظایف و مسئولیت‌ها:
- اداره جلسات و امور روزمره ساختمان، به‌ویژه با حضور رئیس یا نایب وی.
- دبیر هیئت مدیره بر عهده ثبت و نگهداری صورتجلسات، اوراق و پرونده‌های مربوطه، و نظارت کلی بر امور دفتر می‌باشد.
7- مدیر اجرایی و وظایف آن
- هیئت مدیره می‌تواند یک مدیر اجرایی، از میان مالکان یا افراد خارج از ساختمان، جهت اجرای امور روزمره استخدام کند.
- حقوق، وظایف و مسئولیت‌های این مدیر باید در قرارداد مشخص شود.
8- وظایف هیئت مدیره
وظایف مهم هیئت مدیره شامل موارد زیر است:
- اداره امور ساختمان و تاسیسات آن
- اجرای مصوبات مجمع عمومی و نظارت بر هزینه‌ها و شارژها
- برآورد هزینه‌ها و تنظیم برنامه مالی و بودجه سال آینده
- تدوین و تصویب آئین‌نامه‌های اجرایی لازم
- پیگیری امور تعمیر و نگهداری، هماهنگی‌های اجرایی، و مدیریت منابع مالی و انسانی
- حفظ و نگهداری سوابق و مدارک مربوط به ساختمان و واحدها
9- نظارت و عملکرد بازرسین
پس از مشخص شدن هیئت مدیره، یک یا چند بازرس برای نظارت بر امور انتخاب می‌شوند:
- بازرس اصلی
- بازرس علی‌البدل
نقش اصلی بازرس، نظارت بر عملکرد هیئت مدیره، صحت و سقم گزارش‌های مالی، رعایت قوانین، و بررسی وضعیت دارایی‌ها است.
10- وظایف و اختیارات بازرس
- نظارت بر اجرای مصوبات مجمع عمومی
- اظهار نظر در مورد عملکرد مالی و حساب‌ها
- ارسال نظرات اصلاحی کتبی به هیئت‌مدیره
- در صورت عدم رضایت از پاسخ‌ها، می‌تواند مجمع فوق‌العاده را فراخواند و موضوع را پیگیری کند.
11- شرایط برگزاری مجمع فوق‌العاده
در مواردی که:
- در خواست هیئت مدیره، یا
- بازرسین، یا
- بیش از 20% مالکین،
- با درخواست کتبی مبنی بر برگزاری مجمع فوق‌العاده مواجه شویم، باید این جلسه در سریع‌ترین زمان ممکن برگزار شده و مفاد آن با رعایت کامل آیین‌نامه‌های مربوط، اجرایی گردد.
در نهایت، لازم است تعداد و نقش اعضای اصلی مجامع عمومی، وظایف و حقوق هر یک، در قالب مواد و تبصره‌های دقیق و قابل استناد در اساسنامه آورده شود تا همه جوانب مدیریتی ساختمان به‌صورت کاملاً شفاف و قانونی مشخص باشد.
تنظیم اساسنامه آپارتمان مسکونی:
تنظیم اساسنامه آپارتمان، مجموعه‌ای از قوانین و مقررات است که هدف اصلی آن، اداره صحیح ساختمان و نگهداری تاسیسات و تجهیزات مربوطه است. این اساسنامه عموماً بر پایه موارد زیر تهیه می‌شود:
۱. هدف اصلی
- اداره ساختمان و حفظ و نگهداری تجهیزات و تاسیسات آن
- تعیین وظایف و مسئولیت‌های مدیر، مالکین و ساکنین
۲. ساختار و فصل‌بندی
غالباً، اساسنامه هر مجتمع به صورت اختصاصی و در چند فصل تنظیم می‌شود، تا موارد مختلف را به تفصیل شرح دهد.
۳. محتوای فصل‌های اصلی
- فصل اول: مشخصات ساختمان و زمین، مانند مساحت، شماره پلاک، سال ساخت و وضعیت فیزیکی
- فصل‌های بعدی:
- تشکیلات اداری و ساختار مدیریتی
- قسمت‌های خصوصی و مشترک ساختمان (مثل راهروها، لابی، پارکینگ و…)
- حقوق و وظایف مالکین و ساکنین
- امور مالی، هزینه‌های مشترک و اختصاصی
- مقررات مربوط به بازسازی، نقل و انتقال، و تغییر در اساسنامه
مفادی که باید در اساسنامه ذکر شود
ماده 1: مشخصات مجتمع
ماده 2: هدف مجتمع و اساسنامه
ماده 3: تعاریف و اصطلاحات
ماده 4: ارکان مجتمع
ماده 5: الزامات و چگونگی تشکیل مجامع عمومی
ماده 6: هیئت مدیره
7-6- وظائف و اختیارات هیئت مدیره به شرح ذیل می باشد:
8-6- وظائف و اختیارات مدیر مجتمع به شرح ذیل می باشد:
ماده 7: بازرسان
ماده 8: قوانین عمومی مجتمع
ماده 9: امور مالی و حساب بانکی مجتمع
ماده 10: قسمت های مشترک مجتمع
ماده 11: هزینه های قسمت های اختصاصی و مشترک
ماده 12: تعداد نسخ و مواد اساسنامه
هزینه‌های مشترک آپارتمان مسکونی و ثبت اساسنامه مجتمع مسکونی
1- مدیریت مالی و نظارت بر هزینه‌ها
امور مالی مجتمع در چارچوب بودجه مصوب، توسط هیئت مدیره و به صورت مستقیم تحت نظارت خزانه‌دار انجام می‌شود. این فرآیند شامل ثبت، پیگیری و کنترل هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای مجتمع می‌باشد.
2- گزارش مالی و حسابرسی
وظیفه ارائه گزارش مالی به مجمع عمومی، بر عهده خزانه‌دار است. این گزارش باید به صورت سالانه تهیه و تایید شده و در مجامع عادی، جهت اطلاع مالکین و ساکنین، ارائه گردد و شامل جزئیات هزینه‌ها، درآمدها و مانده حساب‌ها باشد.
3- نوع هزینه‌های مشترک
· هزینه‌های نگهداری و تعمیرات:
شامل هزینه‌های مربوط به تعمیر، تعویض، رنگ‌آمیزی و نگهداری تاسیسات و تجهیزات ساختمان مانند دیوارهای راهرو، نرده‌ها، درب‌ها، تجهیزات برقی، سیستم‌های سرمایش و گرمایش و سایر تجهیزات مشترک.
· هزینه‌های اداری:
· هزینه‌های مربوط به حقوق و حق الزحمه مدیران و کارکنان ساختمان، هزینه‌های اداری، نگهداری دفتر و سایر هزینه‌های اجرایی.
4- نحوه محاسبه و پرداخت هزینه‌ها
· هزینه‌های اختصاصی:
هر واحد بر اساس مساحت ملک اختصاص یافته، سهم خود از هزینه‌های مربوط به قسمت‌های اختصاصی را پرداخت می‌کند.
· هزینه‌های مشاع:
در هزینه‌های مربوط به قسمت‌های مشترک ساختمان، تمامی واحدها باید به صورت مساوی و برابر سهم خود را پرداخت نمایند، مگر در مواردی که با توافق خاص و قانون، روش دیگری تعیین شده باشد.
5- تخصیص بخش‌های عمومی و مشترک
در صورت توافق و بر اساس مقررات، بخشی از قسمت‌های عمومی و مشترک ساختمان ممکن است به یک یا چند واحد خاص اختصاص یافته و تنها بهره‌برداری آن‌ها باشد. در این حالت، هزینه‌های متعلق به آن بخش‌ها، بر عهده استفاده‌کنندگان آن‌ها قرار می‌گیرد.
همچنین، مالکین می‌توانند براساس قراردادهای قانونی و توافق‌نامه داخلی، نحوه ی پرداخت و سهم هر مالک در هزینه‌های خاص را تنظیم نمایند.
6- اقدامات در صورت عدم پرداخت هزینه‌ها
· در صورت عدم پرداخت بدهی یا امتناع مالک یا مستاجر، مدیر ساختمان حق دارد خدمات مشترک مانند سیستم سرمایش و گرمایش، برق مشترک، آب، و سایر خدمات پیش‌بینی‌شده در اساسنامه را از دسترس بدهکار خارج سازد.
· اگر مدیر نتواند این اقدام را انجام دهد، می‌تواند با مراجعه به مراجع قضایی و درخواست خارج‌نوبتی، این خدمات را برای بدهکار مسدود کند.
7- اقدامات حقوقی و اجرایی در صورت مغایرت
مدیر ساختمان می‌تواند با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک، درخواست صدور اجرائیه و توقیف اموال بدهکار را ارائه نماید و همچنین در صورت تاخیر در پرداخت، از بدهکار خسارت دریافت کند، مطابق قوانین تملک آپارتمان‌ها و مقررات مربوطه.
نکته کلیدی
هدف اصلی از تنظیم این اساسنامه، فراهم کردن چارچوبی منسجم برای مدیریت و نگهداری ساختمان است تا تمامی ساکنین و مالکین به توافق و همکاری برسند و فرآیندهای اداری و عملیاتی به نحو مؤثر انجام شود. سامانه آپارتمان ماها
