مدیر ساختمان؛ نقش کلیدی در مدیریت و نظم آپارتمانها
مدیر ساختمان یکی از مهمترین نقشها در هر مجتمع مسکونی است. با افزایش چشمگیر آپارتماننشینی در سالهای اخیر، نیاز به وجود مدیری منظم، قابلاعتماد و آشنا با قوانین بیش از گذشته احساس میشود. در این میان، سامانه آپارتمان ماها به عنوان یک ابزار حرفهای و هوشمند، نقش مهمی در سادهتر کردن کار مدیران و ایجاد نظم در ساختمانها ایفا میکند.
این مقاله در وبلاگ آپارتمان ماها تهیه شده تا بهعنوان یک منبع معتبر، همه چیز درباره مدیر ساختمان، وظایف، اختیارات، چالشها و شیوههای مدیریت اصولی را برای شما شرح دهد.
مدیر ساختمان کیست؟
مدیر ساختمان فردی است که به نمایندگی از سایر مالکان و ساکنان، مسئولیت اداره امور مشترک ساختمان را برعهده دارد. اما این تعریف ساده پشت خود وظایف مهمی دارد؛ از مدیریت مالی گرفته تا رسیدگی به تاسیسات، نظم، امنیت و ایجاد هماهنگی بین همسایگان.
در آپارتمان ماها بسیاری از این وظایف به صورت دیجیتال انجام میشود؛ از حسابداری گرفته تا آرشیو اسناد و مدیریت ارتباطات.
چرا مدیر ساختمان ضروری است؟
ساختمانهایی که مدیریت ندارند، معمولاً با مشکلات زیر مواجه میشوند:
- بینظمی و اختلاف بین ساکنان
- نبود شفافیت مالی و بیاعتمادی
- خرابیهای پیدرپی به دلیل عدم نگهداری
- پرداخت نشدن شارژها
- نبود مرجع مشخص برای تصمیمگیری
وجود یک مدیر فعال، باتجربه و قانونمند، اساس نظم و آرامش در هر ساختمان است.
در سامانه آپارتمان ماها همه این موارد در یک پنل شفاف و منظم ثبت و قابل پیگیری است.
وظایف مدیر ساختمان طبق قانون
مطابق قانون تملک آپارتمانها، مدیر ساختمان وظایف مشخصی دارد:
1. مدیریت مالی و شفافیت حسابها
مدیر باید:
- شارژ ماهانه را محاسبه کند
- هزینههای جاری را ثبت کند
- گزارش مالی شفاف ارائه دهد
در آپارتمان ماها تمام پرداختها، بدهیها و گزارشها به صورت خودکار و قابل مشاهده برای ساکنان نمایش داده میشود.
2. نگهداری از تأسیسات و مشاعات
مدیر مسئول :
- آسانسور، پمپها، موتورخانه
- پارکینگ، لابی، حیاط، پشتبام
- سیستمهای امنیتی و دوربینها
ثبت سوابق تعمیرات در آپارتمان ماها باعث میشود هیچ اطلاعاتی گم نشود.
3. اجرای قوانین آپارتماننشینی
مدیر باید قوانین را اجرا و هماهنگی ایجاد کند:
- رعایت ساعات سکوت
- استفاده صحیح از مشاعات
- پیشگیری از مزاحمت
4. برگزاری جلسات ساختمان
جلسات برای تصمیمگیری درباره:
- بودجه سالانه
- انتخاب مدیر ساختمان / هیئتمدیره
- پروژههای مهم تعمیراتی
5. پیگیریهای قانونی
در مواقع لازم، مدیر میتواند موضوعات مالی یا حقوقی را از طریق مراجع قانونی پیگیری کند.
مدیر ساختمان چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟
- خوشقول و قابل اعتماد
- آشنا با قوانین آپارتماننشیی
- توانمند در مدیریت مالی
- مهارت ارتباطی و حل اختلاف
- منظم و دقیق
با آپارتمان ماها حتی مدیران کمتجربه نیز میتوانند مدیریت حرفهای ارائه دهند.
اختیارات مدیر ساختمان
مدیر در چارچوب قانون، اختیارات زیر را دارد:
- جمعآوری شارژ
- مدیریت قراردادهای خدماتی
- تصمیمگیری درباره تعمیرات ضروری
- پیگیری حقوقی
- کنترل ورود و خروج (در ساختمانهای مجهز)
در آپارتمان ماها همه این موارد ثبت میشود و هیچ اختلافی باقی نمیماند.
چالشهای مدیریت ساختمان
مدیریت ساختمان همیشه آسان نیست. چالشهای رایج:
- اختلاف بین واحدها
- عدم پرداخت بهموقع شارژ
- مسئولیتهای زیاد
- حفظ اسناد و هزینهها
اما آپارتمان ماها بسیاری از این مشکلات را حل کرده است:
- حسابداری هوشمند
- آرشیو دیجیتال اسناد
- نظرسنجی آنلاین
- تابلوی اعلانات دیجیتال
- پرداخت آنلاین
مدیر ساختمان یا هیئتمدیره؟
در ساختمانهای کوچک یک مدیر کافی است.
در ساختمانهای بزرگ، هیئتمدیره گزینه بهتری است تا مسئولیتها تقسیم شود.
حقالزحمه مدیر ساختمان
در برخی ساختمانها مدیر رایگان کار میکند، اما در ساختمانهای بزرگ معمولاً مبلغی بهعنوان حقالزحمه تعیین میشود.
جمعبندی
مدیر ساختمان ستون اصلی مدیریت و نظم در هر مجتمع مسکونی است. هرچه این نقش حرفهایتر و مجهزتر باشد، کیفیت زندگی ساکنان بالاتر میرود.
سامانه آپارتمان ماها با ارائه ابزارهایی مانند حسابداری شفاف، مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی و کنترل دسترسی، مدیریت ساختمان را ساده، دقیق و قابل اعتماد کرده است.
اگر قصد دارید مدیریت ساختمان خود را ارتقا دهید، استفاده از امکانات هوشمند آپارتمان ماها بهترین قدم برای شروع است.
همانطور که پیش از این گفته شد مجمع عمومی ساختمان اصلیترین نهاد قانونگذار در ساختمان است و مدیر یا هیئت مدیره باید از تصمیمات مجمع تبعیت کند. البته اگر تصمیمات مجمع با قانون تملک آپارتمانها یا دیگر قوانین کشور مغایرت داشته باشد، مدیر یا هیئت مدیره نباید از آن تبعیت کند.
2. عدم تفویض مدیریت به اشخاص دیگر: بر اساس قانون تملک آپارتمانها مدیر یا هیئت مدیره امین شرکای ساختمان هستند و نمیتوانند شخص دیگری را به جای خود بگذارند. وقتی که مجمع شخص یا اشخاصی را برای مدیریت ساختمان انتخاب میکند حتما از تواناییهایش اطلاع داشته و بر اساس آن دست به چنین انتخابی زده است.بنابراین مدیر باید تمام وظایفش را خودش انجام دهد.البته اگر قرار است مدیری بیش از سه روز در ساختمان نباشد، میتواند با یکی از ساکنین هماهنگ کرده و اختیارات را به صورت کوتاه مدت به او تفویض کند.
تعیین شارژ هر واحد: مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را تعیین کرده و از مالکین اخذ کنند. تعیین شارژ ممکن است به روشهای گوناگون انجام شود از جمله: شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات. اینکه شارژ به کدام روش محاسبه شود از تصمیمات مدیر یا هیئت مدیره است.
رسیدگی به اعتراض ساکنین: هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود داشته باشد میتواند به مدیر یا مدیران مراجعه کرده و آنها نیز وظیفه دارند به شکایت فرد رسیدگی کنند. مثلا بر اساس قانون افراد چه از واحدشان استفاده کنند و چه نکنند ملزم به پرداخت حق شارژ هستند.
اما ممکن است مالکی به این اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمیکند و در نتیجه آب و برق و گازی نیز مصرف نمیکند، چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند. مدیر یا هیئت مدیره باید به شکایت فرد رسیدگی کرده و در صورت صلاحدید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از او بگیرد.
بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی: یکی از اصلیترین وظایف مدیر یا هیئت مدیره بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی است. آتشسوزی از حوادثی است که ممکن است هر لحظه رخ دهد و بیمه کردن ساختمان در برابر این حادثه امری ضروری است.مدیر یا هیئت مدیره باید به تناسب زیربنا سهم هر واحد از بیمه آتشسوزی را حساب کرده و کل ساختمان را بیمه کند. اگر حادثه رخ دهد و ساختمان بیمه نشده باشد جبران خسارت مالکین بر عهده مدیر یا هیئت مدیره خواهد بود.
6. رویت و بررسی وکالتنامه نماینده مالکین: مدیر یا مدیران وظیفه دارند قبل از شروع جلسه مجمع عمومی وکالتنامه معتبر نماینده مالکین را رویت کرده و صحتش را تایید کنند.
7. نگهداری صورت جلسات مجمع عمومی ساختمان: همانطور که پیش از این گفته شد تمام تصمیمات جلسات مجمع عمومی باید صورت جلسه شده و نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است. این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین برسد.صورت جلسات مجمع عمومی از اسناد معتبری محسوب میشود که حتی در مراجع قضایی نیز قابل استناد است و مدیر یا مدیران باید در حفظ و نگهداری آنها نهایت تلاششان را بکنند.
8. اطلاعرسانی تصمیمات مجمع عمومی به افراد غایب: هرچند که یک هفته پیش از تشکیل جلسه مجمع عمومی دعوتنامه برای همه مالکین ارسال میشود، اما ممکن است به هر دلیلی بعضی از مالکین نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند.از آنجا که تصمیمات جلسه مجمعی که به رسمیت رسیده باشد الزامآور است، همه ساکنین باید از آن مطلع شوند. وظیفه مطلع کردن مالکین غایب از این تصمیمات بر عهده مدیر یا مدیران است. این اطلاعرسانی باید حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه انجام شود.
9. دادن گواهی تسویه حساب هزینههای ساختمان: دفاتر اسناد رسمی باید هنگام تنظیم انواع سندهای انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و… گواهی تسویه حساب هزینههای ساختمان را رویت کنند. این گواهی باید به تایید و امضای مدیر یا مدیران رسیده باشد.
10. ارسال اظهار نامه به مالکین بدهکار: اگر مالک یا استفادهکننده ساختمان حق شارژ خود را به هر دلیلی پرداخت نکند مدیر یا هیئت مدیره وظیفه دارد بدهی او را از طریق اظهار نامه به اطلاعش برسانند. توجه شود که اطلاع دادن بدهی از طریق نامه معمولی یا چسباندن آگهی به تابلوی اعلانات وجهه قانونی ندارد و بعدا نمیتوان در مراجع قضایی به آن استناد کرد.
مدیر ساختمان اظهار نامه را روی فرمهای مخصوصی که از دادگاه تهیه میشود ثبت کرده، در سه نسخه تنظیم و امضا میکند. بعد آن را در دفتر دادگاه به ثبت میرساند و مبلغ بدهکاری توسط مامور ابلاغ دادگاه به اطلاع مالک میرسد. در اظهار نامه باید ریز مطالبه جزء به جزء آورده شود.
خدمات ندادن به مالکین بدهکار: بعد از ابلاغ اظهارنامه به مالک بدهکار او ده روز وقت دارد تا سهم بدهیاش را بپردازد. اگر این کار را نکند مدیر یا هیئت مدیره میتواند به تشخیص خود ارائه خدمات به آن واحد را قطع کند. مثلا شوفاژ، تهویه آب گرم، برق، گاز و… را قطع کند تا بدهکار مجبور به پرداخت بدهیاش شود.باید توجه کرد که مدیر نمیتواند قبل از ابلاغ اظهار نامه خدمتدهی به مالک را قطع کند. در غیر اینصورت حق اعتراض برای مالک محفوظ است.
11. تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات: اگر مدیر اظهار نامه را به مالک بدهکار ارسال کند اما او همچنان از پرداخت بدهیاش سر باز بزند، این حق برای مدیر وجود دارد که تقاضای صدور اجرائیه کند.بدین ترتیب دفتر اسناد رسمی اجرائیه را صادر میکند و معادل بدهی بدهکار اموالش ضبط شده و پس از ارزیابی قیمت به حراج گذاشته میشود. درآمد کسب شده از طریق حراج صرف وصول طلب ساختمان میشود.
12. طرح دعوی جهت وصول مطالبات: مدیر میتواند علاوه بر تقاضای اجرائیه از طریق طرح دعوی در دادگاه نیز نسبت به وصول مطالبات ساختمان از مالک یا مالکین بدهکار اقدام کند.
13. درخواست از وزارت مسکن برای انتخاب کارشناس: ممکن است تعدادی از اعضای ساختمان معتقد باشند که عمر مفید ساختمان به پایان رسیده و به خاطر فرسودگی احتمال خطر یا ضرر مالی و جانی وجود دارد و از همین رو درخواست تجدید بنا داشته باشند.
اما در عوض تعدادی از ساکنین ممکن است با این درخواست مخالف باشند.در این جا مدیر ساختمان وظیفه دارد از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کند تا سه نفر کارشناس رسمی دادگستری برایشان ارسال کند تا در این مورد قضاوت کنند. نظر کارشناسان فصلالخطاب خواهد بود.
14. بازسازی مجموعه پس از تصویب مجمع عمومی: اگر مجمع عمومی با اکثریت آرا تصویب کند که ساختمان بازسازی شود، وظیفه مدیریت فرآیند بازسازی بر عهده مدیر ساختمان یا هیئت مدیره است.
15. درخواست تخلیه واحدهایی که در بازسازی همکاری نمیکنند: هر چند که فرآیند بازسازی پس از تصویب مجمع عمومی آغاز میشود، اما ممکن است تعدادی از مالکین رضایتی به این کار نداشته باشند.این افراد ممکن است با عدم تخلیه در بازسازی ملک اخلال ایجاد کنند. در اینجا مدیر وظیفه دارد از دادگاه دستور تخلیه ساختمان را درخواست کند. البته باید پیش از آن سایر مالکان برای فرد مذکور مسکن مناسب را تامین کرده باشند.