مدیریت یک ساختمان فقط به جمعآوری شارژ، پرداخت قبضها یا رسیدگی به خرابی آسانسور محدود نمیشود. در یک ساختمان چند واحدی، مالکیت، استفاده از قسمتهای اختصاصی و مشاع، نحوه تشکیل مجمع عمومی، انتخاب مدیر، محاسبه هزینههای مشترک، بیمه ساختمان، نگهداری تأسیسات و حتی نحوه تأمین هزینههای ضروری، همگی تابع مقررات مشخصی هستند.
یکی از مهمترین مقرراتی که در کنار قانون تملک آپارتمانها باید مورد توجه مالکین، مدیران و هیئتمدیره ساختمان قرار گیرد، آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها است.
این آییننامه در تاریخ ۸ اردیبهشت ۱۳۴۷ تصویب شده و در طول سالهای بعد اصلاحاتی در آن انجام شده است. هدف اصلی آییننامه، مشخص کردن جزئیات اجرایی قانون تملک آپارتمانهاست؛ به عبارت دیگر، قانون اصول کلی را مشخص میکند و آییننامه در بسیاری از موارد توضیح میدهد این اصول در اداره واقعی ساختمان چگونه اجرا شوند.
در این مقاله از وبلاگ سامانه مدیریت هوشمند آپارتمان ماها، مواد آییننامه را به ترتیب بررسی میکنیم. ابتدا متن ماده را میخوانیم و سپس با زبان ساده توضیح میدهیم که این ماده در زندگی روزمره ساختمان چه معنایی دارد.
قانون تملک آپارتمانها در سال ۱۳۴۳ تصویب شد و ماده ۱۱ این قانون، دولت را مکلف کرد آییننامه اجرایی آن را تهیه و پس از تصویب هیئت وزیران اجرا کند. آییننامه اجرایی در سال ۱۳۴۷ به تصویب رسید.
اگر بخواهیم تفاوت این دو را ساده بیان کنیم:
قانون تملک آپارتمانها:
چارچوب اصلی حقوق و تکالیف مالکین و ساختمان را تعیین میکند.
آییننامه اجرایی:
جزئیات بیشتری درباره قسمتهای اختصاصی و مشترک، مجمع عمومی، مدیران، خزانهدار، هزینههای مشترک، بیمه، نگهداری ساختمان و سایر امور اجرایی ارائه میدهد.
بنابراین برای مدیریت صحیح ساختمان، مطالعه یکی بدون دیگری میتواند تصویر ناقصی ایجاد کند.
متن ماده:
«قسمتهایی از بنا، اختصاصی تلقی میشود که عرفاً برای استفاده انحصاری شریک ملک معین یا قائممقام او تخصیص یافته باشد.»
ماده اول یک معیار مهم برای تشخیص قسمت اختصاصی ساختمان ارائه میکند: استفاده انحصاری.
یعنی اگر قسمتی از ساختمان عرفاً برای استفاده یک مالک یا واحد مشخص در نظر گرفته شده باشد، آن قسمت را میتوان در محدوده قسمت اختصاصی قرار داد.
برای مثال، فضای داخلی یک واحد مسکونی، در شرایط معمول، قسمت اختصاصی همان واحد محسوب میشود.
اما باید توجه داشت که صرف استفاده یک واحد از یک فضا، همیشه به معنی مالکیت اختصاصی آن فضا نیست. در ساختمانها گاهی قسمتهایی وجود دارند که در عمل بیشتر در اختیار یک واحد هستند، اما از نظر قانونی ممکن است مشاع باشند.
به همین دلیل تشخیص قسمت اختصاصی باید با توجه به سند، نقشه، عرف ساختمان و مقررات مربوط انجام شود.
مدیر ساختمان در زمان محاسبه هزینهها یا رسیدگی به اختلافات نباید صرفاً بر اساس «این قسمت را چه کسی استفاده میکند؟» تصمیم بگیرد.
برای مثال ممکن است راهرویی فقط در مجاورت یک واحد باشد، اما اگر در زمره قسمتهای مشترک قرار داشته باشد، نمیتوان صرفاً به دلیل مجاورت، آن را ملک اختصاصی یک واحد دانست.
متن ماده:
«علاوه بر ثبت اراضی زیربنا و محوطه باغها و پارکهای متعلقه، برای مالکیت قسمتهای اختصاصی نیز باید به طور مجزا سند مالکیت صادر شود. مشخصات کامل قسمت اختصاصی، از لحاظ حدود طبقه، شماره، مساحت قسمتهای وابسته، ارزش و غیره، باید در سند قید گردد.»
این ماده به جنبه ثبتی مالکیت قسمتهای اختصاصی مربوط میشود.
در یک ساختمان آپارتمانی، واحدها باید از نظر ثبتی مشخص باشند و اطلاعات مربوط به قسمت اختصاصی در سند مالکیت درج شود.
این موضوع برای مدیر ساختمان نیز اهمیت دارد؛ زیرا در بسیاری از امور، مانند محاسبه سهم مالکین از هزینههای مشترک، مساحت قسمت اختصاصی نقش مهمی دارد.
فرض کنیم ساختمانی دارای ۱۰ واحد باشد و متراژ واحدها متفاوت باشد.
اگر هزینهای بر اساس مساحت قسمت اختصاصی محاسبه شود، مدیر باید اطلاعات صحیح متراژ واحدها را در اختیار داشته باشد و محاسبات را بر اساس اطلاعات معتبر انجام دهد.
متن ماده:
«قسمتهایی از ساختمان و اراضی و متعلقات آنها که به طور مستقیم و یا غیرمستقیم مورد استفاده تمام شرکا میباشد، قسمتهای مشترک محسوب میگردد، و نمیتوان حق انحصاری بر آنها قائل شد.»
تبصره:
«گذاردن میز و صندلی و هر نوع اشیای دیگر، و همچنین نگاهداری حیوانات، در قسمتهای مشترک ممنوع است. قسمتهای مشترک، در ملکیت مشاع تمام شرکای ملک است، هر چند که در قسمتهای اختصاصی واقع شده باشد، و یا از آن قسمتها عبور نماید.»
این ماده یکی از مهمترین مواد آییننامه برای زندگی روزمره در آپارتمان است.
قسمتهای مشترک فقط قسمتهایی نیستند که همه ساکنان هر روز از آنها استفاده میکنند؛ بلکه ممکن است تأسیسات یا بخشهایی باشند که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم در خدمت کل ساختمان قرار دارند.
بنابراین مشاع بودن یک قسمت، لزوماً به این معنا نیست که همه افراد باید دائماً از آن عبور کنند.
راهپله
راهرو
آسانسور
بام
نمای ساختمان
تأسیسات مرکزی
برخی لولهها و تجهیزات مشترک
محوطه مشترک
فضای ورودی ساختمان
یکی از نکات مهم ماده ۳ این است که حتی اگر یک قسمت مشترک داخل محدودهای قرار گرفته باشد که از نظر ظاهری به یک واحد نزدیک است، ممکن است همچنان مشاع محسوب شود.
قرار دادن وسایل شخصی در راهرو، پارکینگ مشاع، راهپله یا سایر قسمتهای مشترک را نباید صرفاً یک مسئله سلیقهای دانست. آییننامه در این زمینه محدودیت مشخصی ایجاد کرده است.
ماده ۴ یکی از مهمترین مواد آییننامه است؛ زیرا فهرستی از مصادیق قسمتهای مشترک ارائه میدهد.
متن ماده:
«قسمتهای مشترک مذکور در ماده ۲ قانون تملک آپارتمانها، عبارت است از:»
«زمین زیربنا، خواه متصل به بنا باشد، یا بنا به وسیله پایه روی آن قرار گرفته باشد.»
زمین زیربنای ساختمان اصولاً در شمار قسمتهای مشترک قرار میگیرد، مگر اینکه وضعیت حقوقی خاصی مانند موارد مربوط به وقف یا مالکیت شخص دیگر وجود داشته باشد.
این بخش شامل موارد متعددی مانند:
چاه آب
پمپ
منبع آب
مرکز حرارت
سیستم تهویه
رختشویخانه
تابلوهای برق
کنتورها
تلفن مرکزی
انبار عمومی
اتاق سرایدار
آسانسور و محل آن
چاههای فاضلاب
لولههای آب
لولههای فاضلاب
لولههای برق
لولههای تلفن
سیستم حرارت مرکزی
تهویه مطبوع
گاز
نفت
هواکشها
لولههای بخاری
مسیر و محل جمعآوری زباله
این قسمت نشان میدهد که «مشاعات» بسیار گستردهتر از راهرو و آسانسور است.
برای مثال ممکن است یک لوله داخل محدوده یک واحد قرار داشته باشد، اما اگر از تأسیسات مشترک ساختمان باشد، صرف قرار گرفتن آن داخل واحد، لزوماً آن را به یک تأسیسات اختصاصی تبدیل نمیکند.
اسکلت ساختمان نیز در شمار قسمتهای مشترک قرار دارد.
بنابراین تعمیرات و تصمیماتی که به اسکلت ساختمان مربوط میشود، موضوعی نیست که یک مالک بتواند مستقل و بدون توجه به حقوق سایر مالکین درباره آن تصمیم بگیرد.
«جدارهای فاصل بین قسمتهای اختصاصی، مشترک بین آن قسمتها است، مشروط بر اینکه جزء اسکلت ساختمان نباشد.»
دیوارهای جداکننده بین دو قسمت اختصاصی، در شرایط مقرر در ماده، میتوانند مشترک میان همان قسمتها باشند.
این موضوع در تعمیرات، تغییرات داخلی و اختلافات میان واحدهای مجاور اهمیت زیادی دارد.
ماده ۴ مواردی مانند:
درها
پنجرهها
راهروها
پلهها
پاگردها
را در صورتی که خارج از قسمت اختصاصی قرار گرفته باشند، جزء قسمتهای مشترک میداند.
تأسیسات مربوط به راهپله، تجهیزات روشنایی، وسایل اخبار، شیرهای آتشنشانی، آسانسور و محل آن و برخی تجهیزات مرتبط نیز در محدوده قسمتهای مشترک قرار میگیرند.
بام و تأسیساتی که برای استفاده عمومی شرکا یا حفظ بنا در آن ایجاد شدهاند، قسمت مشترک محسوب میشوند.
بنابراین بام ساختمان اصولاً محل استفاده اختصاصی یک واحد نیست، حتی اگر یک واحد دسترسی آسانتری به آن داشته باشد.
نمای ساختمان نیز در زمره قسمتهای مشترک قرار دارد.
این موضوع در اختلافات مربوط به تغییر نما اهمیت زیادی دارد؛ زیرا یک مالک نمیتواند صرفاً با استناد به اینکه نمای موردنظر در محدوده واحد او قرار دارد، هر تغییری را بدون رعایت مقررات انجام دهد.
محوطه ساختمان، باغها و پارکهایی که استفاده عمومی دارند و در سند اختصاصی نیز ثبت نشدهاند، از قسمتهای مشترک محسوب میشوند.
مجموع این موارد نشان میدهد که مفهوم مشاعات در قانون بسیار گستردهتر از چیزی است که در گفتوگوی روزمره به آن «راهرو و پارکینگ» گفته میشود.
متن ماده:
«در صورتی که تعداد مالکین از سه نفر تجاوز کند، مجمع عمومی مالکین تشکیل میشود.»
در ساختمانهایی که تعداد مالکین بیش از سه نفر است، موضوع تشکیل مجمع عمومی مطرح میشود.
مجمع عمومی، محل تصمیمگیری جمعی مالکین درباره اداره ساختمان است.
زیرا بسیاری از تصمیمات اساسی ساختمان نباید صرفاً توسط یک فرد اتخاذ شوند.
مواردی مانند:
انتخاب مدیر
بررسی عملکرد مدیر
تصویب درآمد و هزینه
تصمیم درباره تعمیرات
ایجاد اندوخته
انعقاد برخی قراردادهای مهم
از موضوعاتی هستند که در چارچوب مجمع عمومی بررسی میشوند.
متن ماده:
«تشکیل مجمع عمومی مالکین اعم از مجمع عمومی عادی یا فوقالعاده بموجب موافقتنامه بین مالکین خواهد بود. در صورت عدم توافق، وزارت آبادانی و مسکن ترتیب آن را خواهد داد.»
هدف ماده ۶ این است که سازوکار تشکیل مجمع مشخص باشد.
در ساختمانهای امروزی، بهتر است مدیر ساختمان از قبل:
تاریخ جلسه را مشخص کند.
دستور جلسه را اعلام کند.
مالکین را دعوت کند.
حضور و نمایندگی افراد را ثبت کند.
صورتجلسه تنظیم کند.
تصمیمات را مستند نگه دارد.
مستندسازی جلسات یکی از مهمترین عوامل کاهش اختلافات ساختمان است.
متن ماده:
«در اولین جلسه مجمع عمومی، ابتدا رئیس مجمع عمومی تعیین خواهد شد، و سپس در همان جلسه، مدیر یا مدیرانی از بین مالکین و یا اشخاص خارج انتخاب میشود. مجمع عمومی مالکین باید لااقل هر سال یک بار تشکیل شود.»
این ماده دو نکته مهم دارد:
اول: مجمع باید رئیس داشته باشد.
دوم: مدیر میتواند از میان مالکین یا حتی از خارج از مالکین انتخاب شود.
این موضوع اهمیت زیادی دارد؛ زیرا مدیریت ساختمان الزاماً نباید توسط یکی از ساکنان انجام شود.
در ساختمانهای بزرگ، استفاده از مدیر حرفهای یا مجموعه مدیریتی میتواند فرآیندهای مالی و اجرایی را منظمتر کند.
همچنین آییننامه تأکید میکند که مجمع عمومی باید حداقل سالی یک بار تشکیل شود.
متن ماده:
«برای رسمیت مجمع، حضور مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمتهای اختصاصی یا نماینده آنان، ضروری است.»
اگر این اکثریت حاصل نشود، جلسه برای ۱۵ روز بعد تجدید میشود و در صورت عدم حصول اکثریت در جلسه دوم نیز، جلسه برای ۱۵ روز بعد تجدید خواهد شد و جلسه اخیر میتواند با اکثریت افراد حاضر تصمیمگیری کند.
یکی از اشتباهات رایج در ساختمانها این است که تصور میشود برای هر جلسه، صرفاً تعداد افراد حاضر اهمیت دارد.
در حالی که در جلسه اول، مساحت قسمتهای اختصاصی نیز نقش دارد.
یعنی ممکن است ۵ نفر از ۱۰ مالک در جلسه حضور داشته باشند، اما اگر مجموع مساحت واحدهای آنها بیش از نصف مساحت اختصاصی ساختمان نباشد، ممکن است حد نصاب مقرر حاصل نشده باشد.
این مسئله در ساختمانهایی با واحدهای بسیار متفاوت از نظر متراژ اهمیت بیشتری پیدا میکند.
متن ماده:
«کسی که به عنوان نماینده یکی از شرکا تعیین شده باشد، باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی، وکالتنامه معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه نماید.»
اگر مالک نمیتواند در جلسه شرکت کند و نمایندهای معرفی میکند، نماینده باید مدارک معتبر نمایندگی خود را ارائه دهد.
این موضوع از اختلافات بعدی درباره اعتبار رأی جلوگیری میکند.
بهتر است مدیر ساختمان پیش از آغاز جلسه، فهرست حاضرین و نمایندگان را ثبت کند و مدارک نمایندگی را نیز در پرونده ساختمان نگهداری نماید.
متن ماده:
«هرگاه چند نفر، مالک یک قسمت اختصاصی باشند، باید طبق ماده ۷ قانون تملک آپارتمانها از طرف خود یک نفر را برای شرکت در مجمع عمومی، انتخاب و معرفی نمایند.»
اگر یک واحد چند مالک داشته باشد، همه آنها نمیتوانند به عنوان چند رأی مستقل همان واحد در مجمع عمل کنند.
مالکین آن قسمت باید یک نماینده برای شرکت در مجمع معرفی کنند.
این موضوع در واحدهای موروثی، مشاع یا واحدهایی که چند نفر مالک آن هستند اهمیت زیادی دارد.
متن ماده:
مجمع عمومی شرکا وظایف و اختیارات زیر را دارد:
الف) تعیین رئیس مجمع عمومی.
ب) انتخاب مدیر یا مدیران و رسیدگی به اعمال آنها.
پ) اتخاذ تصمیم نسبت به اداره امور ساختمان.
ت) تصویب گزارش مربوط به درآمد و هزینههای سالانه.
ث) اتخاذ تصمیم در ایجاد اندوخته برای حفظ، نگهداری و تعمیر بنا.
ج) تفویض اختیار به مدیر یا مدیران برای انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان.
این ماده عملاً نشان میدهد که مجمع عمومی، مرکز تصمیمگیری ساختمان است.
یکی از مهمترین وظایف مجمع، نظارت مالی است.
مدیر باید بتواند درآمدها و هزینههای ساختمان را به شکل شفاف ارائه کند.
برای مثال:
| موضوع | نمونه |
|---|---|
| درآمد | شارژ واحدها |
| هزینه جاری | آب، برق مشاعات |
| هزینه خدمات | نگهبان، نظافت |
| هزینه تعمیر | آسانسور، پمپ |
| اندوخته | ذخیره تعمیرات اساسی |
شفافیت در این بخش میتواند بسیاری از اختلافات میان مالکین و مدیر را کاهش دهد.
متن ماده:
«کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکا، باید در صورتجلسه نوشته، و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود.»
صورتجلسه فقط یک نوشته اداری ساده نیست.
صورتجلسه باید مشخص کند:
جلسه چه زمانی برگزار شده؟
چه کسانی حضور داشتهاند؟
دستور جلسه چه بوده؟
چه تصمیماتی گرفته شده؟
رأیگیری چگونه انجام شده؟
چه کسی به عنوان مدیر انتخاب شده؟
چه میزان بودجه تصویب شده؟
ثبت منظم این اطلاعات، سوابق مدیریتی ساختمان را ایجاد میکند.
متن ماده:
«تصمیمات مجمع عمومی، بر طبق ماده ۶ قانون، برای کلیه شرکا الزامآور است.»
این ماده اهمیت تصمیمات قانونی مجمع را نشان میدهد.
اگر مجمع مطابق مقررات تشکیل شود و تصمیمی در حدود اختیارات خود اتخاذ کند، اصل بر این است که تصمیم برای شرکا الزامآور باشد.
بنابراین مخالفت شخصی یک مالک با تصمیم جمعی، بهتنهایی به معنی بیاعتبار شدن تصمیم نیست.
متن ماده:
«مدیر یا مدیران، مسؤول حفظ و اداره ساختمان، و اجرای تصمیمات مجمع عمومی میباشند.»
مدیر ساختمان فقط مسئول جمعآوری شارژ نیست.
وظایف او گستردهتر است:
اداره ساختمان
پیگیری تعمیرات
اجرای مصوبات مجمع
رسیدگی به تأسیسات
پیگیری بیمه
مدیریت هزینهها
نگهداری اسناد
اطلاعرسانی به ساکنان
پیگیری بدهیها
هماهنگی خدمات ساختمان
به همین دلیل مدیریت ساختمان را میتوان یک مسئولیت اجرایی واقعی دانست.
متن ماده:
«تعداد مدیران باید فرد باشد. و مدت مأموریت مدیر یا مدیران، دو سال است، ولی مجمع عمومی میتواند این مدت را اضافه کند. و انتخاب مجدد مدیر یا مدیران، بلامانع خواهد بود.»
بر اساس این ماده، تعداد مدیران باید فرد باشد و مدت مأموریت آنها دو سال تعیین شده است؛ البته مجمع عمومی میتواند مدت را افزایش دهد و انتخاب مجدد نیز امکانپذیر است.
در عمل بهتر است تاریخ شروع و پایان مأموریت مدیر در صورتجلسه بهطور دقیق ثبت شود.
متن ماده:
در صورت استعفا، فوت، عزل یا حجر مدیر پیش از پایان مدت، مجمع عمومی فوقالعاده برای انتخاب جانشین تشکیل میشود.
ساختمان نباید بدون مدیر باقی بماند.
اگر مدیر به هر دلیل نتواند به کار خود ادامه دهد، باید فرآیند انتخاب جانشین انجام شود.
آییننامه همچنین برای شرایطی که تعداد قابل توجهی از اعضای هیئتمدیره از سمت خود خارج شوند، سازوکار تشکیل مجمع فوقالعاده را پیشبینی کرده است.
متن ماده:
«تصمیمات مدیران، با اکثریت آرا معتبر است.»
وقتی چند مدیر برای ساختمان انتخاب شدهاند، تصمیمگیری میان آنها باید مطابق سازوکار قانونی و با رعایت اکثریت انجام شود.
برای همین، بهتر است در ساختمانهایی که چند مدیر دارند، تصمیمات مهم ثبت و مستندسازی شوند.
متن ماده:
«مجمع عمومی، یک نفر از مدیران را به عنوان خزانهدار تعیین مینماید. خزانهدار، دفتر ثبت درآمد و هزینه خواهد داشت، که به پیوست قبوض و اسناد مربوطه، برای تصویب ترازنامه، به مجمع عمومی تسلیم و ارائه خواهد داد.»
این ماده یکی از مهمترین مواد آییننامه برای شفافیت مالی ساختمان است.
خزانهدار باید بتواند مشخص کند:
چه مبلغی دریافت شده؟
از چه واحدی دریافت شده؟
چه هزینهای انجام شده؟
هزینه برای چه موضوعی بوده؟
چه مبلغی باقی مانده؟
چه بدهیهایی وجود دارد؟
بنابراین ثبت درآمد و هزینه باید مستمر باشد، نه اینکه در پایان سال به صورت تقریبی انجام شود.
متن ماده:
«مدیر یا مدیران، امین شرکا بوده و نمیتوانند فرد دیگر را به جای خود انتخاب نمایند.»
مدیر ساختمان در واقع مسئول نگهداری و اداره امور مربوط به منافع مشترک مالکین است.
بنابراین منابع مالی ساختمان باید با دقت و امانتداری مدیریت شود.
به عنوان مثال، دریافت شارژ واحدها و پرداخت آن به حساب شخصی بدون ثبت و مستندسازی مناسب، میتواند زمینهساز اختلاف و بیاعتمادی شود.
متن ماده:
«مدیر یا مدیران مکلفند تمام بنا را به عنوان یک واحد، در مقابل آتشسوزی بیمه نمایند. سهم هر شریک از حق بیمه، با توجه به ماده ۴ قانون، به وسیله مدیر، تعیین و از شرکا اخذ، و به بیمهگر پرداخت خواهد شد.»
بیمه آتشسوزی ساختمان، صرفاً یک اقدام اختیاری مدیریتی نیست؛ آییننامه برای مدیر تکلیف مشخصی در نظر گرفته است.
همچنین سهم هر مالک باید مطابق مقررات تعیین شود.
برای مدیر ساختمان، نگهداری موارد زیر ضروری است:
بیمهنامه
تاریخ شروع بیمه
تاریخ پایان بیمه
مبلغ حق بیمه
رسید پرداخت
سهم هر واحد
متن ماده:
«مدیر یا مدیران مکلفند میزان هزینه مستمر، و مخارج متعلق به هر شریک، و نحوه پرداخت آن را، قبل یا بعد از پرداخت هزینه، به وسیله نامه سفارشی، به نشانی قسمت اختصاصی یا نشانی تعیین شده از طرف شریک، به او اعلام نمایند.»
این ماده بر اطلاعرسانی درباره هزینهها تأکید دارد.
در مدیریت سنتی ممکن است اعلام هزینهها با پیامهای پراکنده یا شفاهی انجام شود.
اما مدیریت حرفهای ساختمان نیازمند ثبت دقیق اطلاعات است.
بهتر است هر واحد بتواند مشاهده کند:
مبلغ شارژ + بدهی قبلی + هزینههای اختصاصی + پرداختهای انجامشده = وضعیت مالی واحد
این همان جایی است که ابزارهای مدیریت هوشمند ساختمان میتوانند فرآیند مدیریت را سادهتر کنند.
متن ماده:
«در کلیه ساختمانهای مشمول قانون تملک آپارتمانها، که بیش از ده آپارتمان داشته باشد، مدیر یا مدیران مکلفند برای حفظ و نگاهداری، و همچنین تنظیف قسمتهای مشترک، و انجام سایر امور مورد نیاز بنا، دربانی استخدام نمایند.»
این ماده برای ساختمانهای بزرگتر تکلیف مشخصی درباره دربانی ایجاد کرده است.
البته نحوه اجرای وظایف دربان، شرایط استخدام و مسائل مرتبط با رابطه کاری باید با رعایت مقررات مربوط به کار و قراردادها انجام شود.
این ماده از مهمترین مواد آییننامه برای مدیران ساختمان است.
متن ماده:
«شرکای ساختمان موظفند در پرداخت هزینههای مستمر و هزینههایی که برای حفظ و نگاهداری قسمتهای مشترک بنا مصرف میشود، طبق مقررات زیر مشارکت نمایند.»
در ادامه ماده، هزینههایی که با مساحت زیربنا ارتباط دارند، از جمله مواردی مانند آب، گازوئیل و آسفالت پشتبام، تابع مقررات ماده ۴ قانون معرفی شدهاند.
در مقابل، هزینههایی که ارتباطی با مساحت زیربنا ندارند، مانند:
هزینه سرایدار
نگهبان
متصدی آسانسور
نگهداری تأسیسات
باغبان
تزئینات قسمتهای مشترک
به طور مساوی بین مالکین یا استفادهکنندگان تقسیم میشوند؛ مگر اینکه مالکین ترتیب دیگری برای پرداخت هزینههای مشترک پیشبینی کرده باشند.
در بسیاری از ساختمانها این سؤال مطرح است:
آیا شارژ همه واحدها باید مساوی باشد؟
پاسخ همیشه «بله» یا «خیر» نیست.
باید ابتدا نوع هزینه مشخص شود.
برخی هزینهها با زیربنای اختصاصی ارتباط دارند و در حالت پیشفرض، بر اساس مقررات ماده ۴ قانون محاسبه میشوند.
برخی هزینهها ارتباط مستقیمی با متراژ ندارند.
برای مثال اگر ساختمان یک نگهبان داشته باشد، صرف اینکه یک واحد ۸۰ متر و واحد دیگر ۱۸۰ متر است، لزوماً به معنی آن نیست که حقوق نگهبان باید متناسب با این متراژ تقسیم شود.
آییننامه برای چنین هزینههایی تقسیم مساوی را پیشبینی کرده است.
ماده ۲۳ عبارت مهمی دارد:
«در صورتی که مالکین ترتیب دیگری برای پرداخت هزینههای مشترک پیشبینی نکرده باشند.»
بنابراین توافق معتبر مالکین و تصمیمات قانونی ساختمان میتواند در نحوه تقسیم برخی هزینهها مؤثر باشد.
اگر طبق قرارداد اجاره، پرداخت هزینههای مشترک بر عهده مالک باشد ولی مالک از پرداخت آن خودداری کند، مستأجر میتواند طبق مقررات مقرر هزینه را از محل اجاره پرداخت کند.
از سوی دیگر، اگر هزینههای جاری بر عهده استفادهکننده باشد و او پرداخت نکند، مدیر میتواند علاوه بر مراجعه به استفادهکننده، به مالک اصلی نیز مراجعه کند.
در ساختمانهایی که تعداد زیادی واحد اجارهای دارند، بهتر است وضعیت مسئول پرداخت شارژ در قراردادها و همچنین رویه داخلی ساختمان روشن باشد.
متن ماده:
«هر یک از شرکا که در مورد سهمیه یا میزان هزینه مربوط به سهم خود، معترض باشد میتواند به مدیر مراجعه، و تقاضای رسیدگی نسبت به موضوع را بنماید.»
مالک یا استفادهکننده حق دارد نسبت به سهم هزینه خود سؤال یا اعتراض داشته باشد.
این موضوع به معنی آن نیست که هر اعتراضی باعث توقف پرداخت میشود؛ بلکه فرآیند اعتراض و رسیدگی باید طی شود.
اگر مدیر برای هر هزینه سند داشته باشد، توضیح دادن درباره مبلغ شارژ بسیار سادهتر خواهد بود.
برای مثال:
هزینه آسانسور: ۸ میلیون تومان
هزینه نظافت: ۵ میلیون تومان
برق مشاعات: ۲ میلیون تومان
تعمیر پمپ: ۷ میلیون تومان
وقتی این اطلاعات ثبت و قابل مشاهده باشند، اختلافات بسیار کمتر میشوند.
متن ماده:
«هزینههای مشترک، عبارتست از:
الف ـ هزینههای لازم برای استفاده، حفظ و نگاهداری عادی ساختمان و تأسیسات و تجهیزات مربوطه.
ب ـ هزینههای اداری و حقالزحمه مدیر یا مدیران.»
این ماده محدوده کلی هزینههای مشترک را مشخص میکند.
بنابراین هزینه مشترک فقط قبض آب و برق نیست.
هزینههای مربوط به اداره ساختمان نیز میتواند در این چارچوب قرار گیرد.
از جمله:
نگهداری تأسیسات
تعمیرات معمول
خدمات مدیریتی
هزینههای اداری
برخی خدمات عمومی ساختمان
متن ماده:
«در صورتی که بین شرکا توافق شده باشد که هزینههای نگاهداری یک قسمت از بنا، یا هزینه نگاهداری و عملیات یک جزء از تأسیسات، فقط به عهده بعضی از شرکا باشد، فقط همین شرکا ملزم به انجام آن بوده، و در تصمیمات مربوط به این هزینهها، تعیین تکلیف خواهند نمود.»
این ماده یکی از مواد مهم برای ساختمانهایی است که امکانات خاصی دارند.
برای مثال فرض کنید در یک مجتمع، بخشی از یک تأسیسات فقط مربوط به گروه مشخصی از واحدها باشد و مالکین نیز درباره پرداخت هزینه آن توافق کرده باشند.
در چنین شرایطی باید توجه کرد که هزینه مذکور الزاماً نباید به شکل مساوی بر همه واحدها تحمیل شود.
برای جلوگیری از اختلاف، چنین توافقهایی بهتر است به صورت مکتوب، شفاف و در صورتجلسه ساختمان ثبت شوند.
متن ماده:
«مدیر یا مدیران، به ترتیبی که مجمع عمومی تصویب میکند، میتوانند به منظور تأمین هزینههای ضروری و فوری، وجوهی به عنوان تنخواهگردان، از شرکا دریافت دارند.»
گاهی ساختمان با یک هزینه فوری مواجه میشود.
برای مثال:
خرابی ناگهانی پمپ
تعمیر اضطراری آسانسور
رفع نشتی جدی
خرابی سیستم گرمایش
تعمیر بخش آسیبدیده تأسیسات
اگر ساختمان هیچ ذخیره مالی نداشته باشد، ممکن است تأمین هزینه فوری دشوار شود.
ماده ۲۷ امکان دریافت وجه به عنوان تنخواهگردان را با ترتیبی که مجمع عمومی تصویب میکند، پیشبینی کرده است.
بنابراین بهتر است ساختمانها از ابتدا سازوکار مشخصی برای:
مبلغ تنخواه
نحوه دریافت
نحوه مصرف
ارائه اسناد
تسویه تنخواه
داشته باشند.
یکی از اشتباهات رایج این است که شارژ ساختمان را یک مفهوم کاملاً یکسان با تمام هزینههای مشترک بدانیم.
در عمل، شارژ میتواند شامل مجموعهای از هزینههای پیشبینیشده برای اداره ساختمان باشد.
برای مثال:
نظافت
نگهبانی
برق مشاعات
آب مشاعات
سرویس آسانسور
نگهداری تأسیسات
سرویس موتورخانه
سرویس پمپ
سرویس آسانسور
تعمیرات دورهای
تعمیر اساسی
تعویض تجهیزات
بازسازی قسمتهای مشترک
مدیر ساختمان باید تا حد امکان این موارد را از یکدیگر تفکیک کند تا مالکین بدانند وجهی که پرداخت میکنند بابت چه موضوعی دریافت شده است.
بله، اصل قانونی این است که عدم استفاده از ملک باعث از بین رفتن تکلیف پرداخت هزینههای مشترک نمیشود.
ماده ۴ قانون تملک آپارتمانها صراحتاً پرداخت هزینههای مشترک را حتی در صورت عدم استفاده از ملک الزامی دانسته است.
بنابراین خالی بودن واحد به تنهایی باعث معافیت مالک از هزینههای مشترک نمیشود.
البته نوع هزینه در تعیین نحوه محاسبه اهمیت دارد.
خیر.
مدیر ساختمان مسئول تعیین و دریافت هزینهها در چارچوب قانون، آییننامه و تصمیمات معتبر مجمع است.
مدیر باید بتواند مبنای محاسبه را توضیح دهد.
برای مثال اگر مبلغ شارژ شامل:
هزینه نگهبانی
نظافت
برق
آب
آسانسور
تعمیرات
بیمه
ذخیره تعمیرات
است، بهتر است سهم هر واحد قابل توضیح باشد.
ماده ۴ قانون تملک آپارتمانها نیز مقرر کرده است که سهم هزینههای مشترک اصولاً متناسب با مساحت قسمت اختصاصی است، مگر هزینههایی که ارتباطی با مساحت زیربنا ندارند یا مالکین ترتیب دیگری پیشبینی کرده باشند.
بخش زیادی از اختلافات آپارتمانی از سه موضوع ناشی میشود:
مثلاً:
«این قسمت مال واحد من است یا مشاع؟»
مثلاً:
«چرا شارژ من بیشتر است؟»
مثلاً:
«آیا مدیر اجازه دارد این هزینه را پرداخت کند؟»
آییننامه اجرایی برای هر سه حوزه چارچوب مشخصی ارائه کرده است.
برای مدیریت حرفهای ساختمان، پیشنهاد میشود حداقل این اسناد نگهداری شوند:
صورتجلسات مجامع
فهرست مالکین
اطلاعات واحدها
مدارک نمایندگان
قراردادهای ساختمان
بیمهنامه
قبوض
فاکتورها
رسیدهای پرداخت
گزارش درآمد و هزینه
سوابق تعمیرات
اطلاعات بدهی واحدها
گزارش موجودی حساب ساختمان
مصوبات مجمع
اطلاعات پیمانکاران
این اسناد میتوانند سابقه مالی و مدیریتی ساختمان را تشکیل دهند.
وقتی اطلاعات ساختمان در دفتر، فایلهای پراکنده، پیامرسانها و رسیدهای کاغذی نگهداری شود، احتمال بروز مشکلات بیشتر میشود.
برای مثال:
مالک: من شارژم را پرداخت کردهام.
مدیر: رسیدش را پیدا نمیکنم.
یا:
مالک: این هزینه بابت چه بوده؟
مدیر: چند ماه پیش پرداخت شده، الان دقیق یادم نیست.
یا:
مدیر جدید: موجودی ساختمان چقدر است؟
مدیر قبلی: باید دفترها را بررسی کنم.
این مشکلات در ساختمانهای بزرگتر بیشتر میشوند.
اینجاست که یک سامانه مدیریت ساختمان میتواند نقش مهمی داشته باشد.
سامانه مدیریت هوشمند آپارتمان ماها میتواند فرآیندهایی مانند:
ثبت اطلاعات واحدها
اعلام شارژ
ثبت پرداختها
پیگیری بدهی
ثبت هزینهها
اطلاعرسانی
مدیریت اسناد
ارتباط مدیر و ساکنان
نظرسنجی و رأیگیری
اطلاعیههای ساختمان
را در یک محیط منظمتر قرار دهد.
هدف چنین سامانهای جایگزین کردن قانون نیست؛ بلکه کمک به اجرای منظمتر و شفافتر فرآیندهای مدیریتی ساختمان است.
برای مثال، وقتی مبلغ شارژ هر واحد، پرداختهای قبلی و بدهیهای باقیمانده ثبت باشد، مدیر راحتتر میتواند وضعیت مالی ساختمان را مدیریت کند.
یک مدیر ساختمان برای مدیریت منظم میتواند این چکلیست را دنبال کند:
☐ تشکیل منظم مجمع عمومی
☐ تنظیم صورتجلسه
☐ ثبت تصمیمات
☐ ثبت نمایندگان مالکین
☐ نگهداری سوابق جلسات
☐ ثبت درآمدها
☐ ثبت هزینهها
☐ نگهداری فاکتورها
☐ ثبت پرداخت شارژ
☐ پیگیری بدهیها
☐ تهیه گزارش مالی
☐ سرویس آسانسور
☐ بررسی پمپها
☐ کنترل تأسیسات
☐ رسیدگی به خرابیهای فوری
☐ برنامهریزی تعمیرات دورهای
☐ تهیه بیمه آتشسوزی
☐ کنترل اعتبار بیمهنامه
☐ پرداخت حق بیمه
☐ نگهداری سوابق بیمه
☐ اعلام هزینهها
☐ اطلاعرسانی مصوبات
☐ اعلام بدهیها
☐ پاسخ به اعتراضات
☐ اطلاعرسانی تعمیرات
آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها در تاریخ ۸ اردیبهشت ۱۳۴۷ به تصویب هیئت وزیران رسید.
قسمتهای اختصاصی و مشترک، مجمع عمومی، انتخاب مدیر، وظایف مدیر، خزانهدار، بیمه، هزینههای مشترک، نگهداری ساختمان و تنخواه از مهمترین موضوعات آییننامه هستند.
بله، آییننامه در ماده ۴ راهروها، پلهها و پاگردهای خارج از قسمت اختصاصی را در شمار قسمتهای مشترک قرار داده است.
اصل بر این است که بام و تأسیساتی که برای استفاده عمومی یا حفظ بنا در آن ایجاد شدهاند، جزء قسمتهای مشترک هستند.
بله. ماده ۲۰ آییننامه، مدیر یا مدیران را مکلف به بیمه کردن تمام بنا در برابر آتشسوزی کرده است و ماده ۱۴ قانون نیز این تکلیف را تصریح کرده است.
بله. ماده ۱۸ آییننامه برای خزانهدار، دفتر ثبت درآمد و هزینه و ارائه آن همراه با اسناد مربوط برای تصویب ترازنامه را پیشبینی کرده است.
بله. ماده ۲۷ آییننامه اجازه میدهد مدیران، طبق ترتیبی که مجمع عمومی تصویب میکند، برای هزینههای ضروری و فوری وجوهی به عنوان تنخواهگردان دریافت کنند.
خیر. نوع هزینه اهمیت دارد. هزینههایی که با مساحت زیربنا ارتباط دارند، اصولاً مطابق مقررات ماده ۴ قانون محاسبه میشوند؛ هزینههایی که ارتباطی با مساحت ندارند، مانند برخی هزینههای سرایدار، نگهبان و باغبان، طبق ماده ۲۳ آییننامه به طور مساوی تقسیم میشوند؛ مگر اینکه مالکین ترتیب دیگری تعیین کرده باشند.
قانون تملک آپارتمانها چارچوب اصلی حقوق و تکالیف مالکین را مشخص میکند و آییننامه اجرایی، بخش مهمی از جزئیات اجرای این مقررات را توضیح میدهد.
از تعریف قسمتهای اختصاصی و مشاع گرفته تا نحوه تشکیل مجمع، انتخاب مدیر، ثبت درآمد و هزینه، بیمه ساختمان، تقسیم هزینههای مشترک و تأمین تنخواه، بسیاری از مسائل روزمره ساختمان در این آییننامه مورد توجه قرار گرفته است.
برای مدیر ساختمان، آشنایی با این مقررات فقط یک موضوع حقوقی نیست؛ بلکه میتواند به مدیریت شفافتر، کاهش اختلافات، کنترل بهتر هزینهها و افزایش اعتماد میان ساکنان کمک کند.
در کنار رعایت قانون و آییننامه، استفاده از ابزارهای مدیریتی مناسب نیز میتواند فرآیند اداره ساختمان را سادهتر کند.
سامانه آپارتمان ماها با رویکرد مدیریت هوشمند ساختمان، میتواند به مدیران و ساکنان کمک کند اطلاعات مالی، شارژ، پرداختها، بدهیها، اسناد، اطلاعیهها و ارتباطات ساختمان را منظمتر مدیریت کنند.
در نهایت، مدیریت موفق یک ساختمان ترکیبی از سه عامل است:
قانونمداری + شفافیت مالی + ارتباط منظم با ساکنان
هرچه این سه بخش دقیقتر اجرا شوند، احتمال اختلاف و سوءتفاهم میان مالکین و مدیر ساختمان نیز کمتر خواهد شد.
آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها، مصوب ۸ اردیبهشت ۱۳۴۷ و اصلاحات بعدی.
قانون اصلاح قانون تملک آپارتمانها، مصوب ۱۱ خرداد ۱۳۷۶.
