با افزایش تعداد واحدهای آپارتمانی و پیچیدهتر شدن امور مربوط به نگهداری و اداره مجتمعها، یکی از پرسشهای رایج میان مالکان این است که:
«آیا مدیریت ساختمان باید توسط هیئتمدیره انجام شود یا میتوان اداره ساختمان را به یک شرکت سپرد؟»
گاهی تصور میشود یک شرکت ثبتشده به دلیل داشتن شخصیت حقوقی، شماره ثبت و شناسه ملی، از هیئتمدیره ساختمان «قانونیتر» یا معتبرتر است. در مقابل، برخی مالکان معتقدند چون قانون تملک آپارتمانها از مدیر یا مدیران ساختمان صحبت کرده است، فقط هیئتمدیره میتواند امور ساختمان را اداره کند.
واقعیت این است که این دو موضوع را نباید با یکدیگر اشتباه گرفت.
شرکت و هیئتمدیره دو نهاد با ماهیت حقوقی متفاوت هستند و مقایسه آنها از نظر «قانونیتر بودن» دقیق نیست.
شرکت ثبتشده یک شخصیت حقوقی مستقل است که میتواند قرارداد منعقد کند، حساب بانکی داشته باشد، دارایی داشته باشد و در چارچوب موضوع فعالیت خود فعالیت کند. در مقابل، هیئتمدیره ساختمان یا مدیران ساختمان، نمایندگان منتخب مالکان برای اداره امور مشترک ساختمان هستند.
بنابراین پرسش اصلی بهتر است اینگونه مطرح شود:
«چه کسی اختیار قانونی اداره ساختمان را دارد و شرکت مدیریت ساختمان چه نقشی میتواند در این فرآیند داشته باشد؟»
قانون تملک آپارتمانها برای اداره قسمتهای مشترک ساختمان، سازوکار مشخصی در نظر گرفته است.
مالکان ساختمان در مجمع عمومی گرد هم میآیند و مدیر یا مدیران ساختمان را انتخاب میکنند. مدیران وظیفه دارند امور مربوط به ساختمان و قسمتهای مشترک را مطابق قانون، آییننامه اجرایی و تصمیمات معتبر مجمع انجام دهند.
بنابراین، منشأ اختیار هیئتمدیره، مالکان و مجمع عمومی ساختمان است.
هیئتمدیره میتواند برای اداره امور جاری ساختمان اقداماتی مانند موارد زیر انجام دهد:
البته حدود اختیارات مدیر یا هیئتمدیره به قانون، مصوبات مجمع و شرایط خاص ساختمان بستگی دارد و نمیتوان همه تصمیمات را بدون تصویب مالکان به هیئتمدیره نسبت داد.
یکی از مهمترین تفاوتها میان شرکت و هیئتمدیره همین موضوع است.
یک شرکت تجاری که مطابق مقررات قانونی ثبت شده است، دارای شخصیت حقوقی مستقل است. یعنی شرکت از اعضا و مدیران خود شخصیت حقوقی جداگانهای دارد.
اما هیئتمدیره ساختمان، در حالت معمول، یک شرکت تجاری نیست و صرف انتخاب شدن اعضای آن باعث ایجاد شخصیت حقوقی مستقل مانند یک شرکت نمیشود.
این تفاوت در قراردادها و مسئولیتها اهمیت زیادی دارد.
برای مثال، وقتی یک شرکت خدماتی با ساختمان قرارداد منعقد میکند، طرف قرارداد میتواند خود ساختمان یا نماینده قانونی آن، مطابق شرایط قرارداد، باشد. اما اگر یک شرکت مدیریت ساختمان برای ارائه خدمات انتخاب شود، آن شرکت لزوماً جایگزین هیئتمدیره و مجمع عمومی نمیشود.
در واقع، شرکت مدیریت ساختمان میتواند مجری یا ارائهدهنده خدمات باشد، اما اختیار قانونی مالکان و مجمع عمومی را نمیتوان صرفاً با انتخاب یک شرکت از بین برد.
این موضوع نیازمند تفکیک دو مسئله است.
مسئولیت قانونی اداره امور ساختمان طبق قانون تملک آپارتمانها بر عهده مدیر یا مدیران منتخب مالکان است.
مالکان میتوانند برای انجام امور تخصصی و اجرایی از شرکتهای خدماتی و مدیریتی استفاده کنند؛ برای مثال:
اما استفاده از شرکت خدماتی به این معنا نیست که شرکت بدون نیاز به مصوبات قانونی مالکان میتواند هر تصمیمی را به جای آنها اتخاذ کند.
به عبارت ساده:
شرکت میتواند ابزار حرفهای مدیریت باشد؛ اما منبع اختیار قانونی ساختمان همچنان باید مشخص باشد.
مدیریت یک مجتمع بزرگ فقط به انتخاب چند مدیر محدود نمیشود.
مجتمعهای امروزی ممکن است دهها یا حتی صدها واحد داشته باشند و هر ماه با تعداد زیادی تراکنش مالی، درخواست تعمیرات، قرارداد، فاکتور، قبض، پرداخت شارژ و ارتباط با ساکنان مواجه شوند.
در چنین شرایطی، مدیریت سنتی ساختمان ممکن است با مشکلاتی مانند موارد زیر روبهرو شود:
اینجاست که فناوری میتواند نقش مهمی داشته باشد.
سامانه آپارتمان ماها با هدف هوشمندسازی مدیریت مجتمعهای مسکونی، اداری و تجاری طراحی شده است.
نکته مهم در استفاده از یک سامانه مدیریت ساختمان این است که سامانه قرار نیست جای قانون یا مجمع مالکان را بگیرد.
هدف سامانه، کمک به مدیران و مالکان برای اجرای بهتر، شفافتر و منظمتر امور ساختمان است.
در مدل سنتی، ممکن است مدیر ساختمان اطلاعات مالی را در دفتر، فایل اکسل یا پیامهای پراکنده نگهداری کند. در مقابل، یک سامانه تخصصی میتواند اطلاعات را به شکل ساختاریافته در اختیار مدیران و کاربران قرار دهد.
یکی از مهمترین وظایف مدیریت ساختمان، محاسبه و دریافت شارژ است.
در بسیاری از ساختمانها اختلافات مالی از جایی شروع میشود که مالک یا ساکن دقیقاً نمیداند:
سامانه آپارتمان ماها میتواند فرآیند اعلام شارژ، پرداخت و ثبت سوابق مالی را منظمتر کند.
امکان استفاده از روشهای پرداخت مختلف، از جمله درگاه پرداخت و روشهای پرداخت مبتنی بر شناسه، میتواند فرآیند وصول شارژ را برای ساکنان سادهتر کند.
در نتیجه، مدیر ساختمان زمان کمتری را صرف پیگیریهای دستی میکند و اطلاعات مالی نیز ساختارمندتر در دسترس خواهد بود.
یکی از چالشهای مدیریت ساختمان، ثبت هزینهها و درآمدهای مربوط به ساختمان است.
مدیری که مجبور باشد تمام هزینهها را در دفتر یا فایلهای متعدد ثبت کند، ممکن است در پایان ماه یا سال با حجم زیادی از اطلاعات پراکنده مواجه شود.
سامانه آپارتمان ماها با فراهم کردن ابزارهای مدیریت مالی ساختمان، میتواند به مدیر کمک کند اطلاعات مربوط به هزینهها و پرداختها را منظمتر ثبت و مدیریت کند.
این موضوع به ویژه زمانی اهمیت پیدا میکند که تعداد واحدهای ساختمان زیاد باشد.
شفافیت مالی یکی از مهمترین عوامل کاهش اختلاف میان مالکان و مدیر ساختمان است.
ساختمانها در طول سالهای فعالیت خود با اسناد زیادی مواجه میشوند:
اگر این اسناد فقط در اختیار یک مدیر یا در یک پوشه فیزیکی نگهداری شوند، با تغییر مدیر ممکن است دسترسی به سوابق دشوار شود.
یکی از قابلیتهای مهم سامانه آپارتمان ماها، آرشیو و مدیریت اسناد ساختمان است.
این قابلیت میتواند به ایجاد یک حافظه دیجیتال برای ساختمان کمک کند؛ به این معنا که اطلاعات مهم ساختمان وابسته به یک شخص خاص نباشد.
خیر.
این یکی از مهمترین نکاتی است که باید به آن توجه کرد.
سامانه مدیریت ساختمان جایگزین هیئتمدیره نیست.
هیئتمدیره وظیفه تصمیمگیری و اداره امور ساختمان را در چارچوب قانون و مصوبات مجمع بر عهده دارد و سامانه یک ابزار برای اجرای بهتر و شفافتر این وظایف است.
به زبان ساده:
هیئتمدیره = مسئول و تصمیمگیرنده قانونی
سامانه مدیریت ساختمان = ابزار اجرای هوشمند و شفاف مدیریت
این تفکیک باعث میشود استفاده از فناوری با ساختار قانونی ساختمان در تضاد نباشد.
پاسخ این سؤال به شرایط ساختمان بستگی دارد.
برای یک ساختمان کوچک، ممکن است انتخاب یک یا چند مدیر از میان مالکان و استفاده از یک سامانه مدیریت ساختمان کاملاً کافی باشد.
اما برای مجتمعهای بزرگتر، استفاده از خدمات تخصصی یک شرکت در کنار هیئتمدیره میتواند مزایای بیشتری داشته باشد.
در چنین مدلی، نقشها میتوانند به صورت زیر تعریف شوند:
مجمع عمومی مالکان:
تصمیمگیریهای اصلی و انتخاب مدیران
هیئتمدیره:
نظارت، تصمیمگیری و نمایندگی ساختمان در حدود اختیارات قانونی
شرکت خدمات مدیریت ساختمان:
ارائه خدمات اجرایی، حسابداری، پشتیبانی و مدیریتی طبق قرارداد
سامانه آپارتمان ماها:ثبت، ساماندهی و دیجیتالی کردن فرآیندهای مدیریت ساختمان
این مدل میتواند باعث شود مدیریت ساختمان از حالت کاملاً شخصمحور خارج شود.
خیر؛ این دو را نباید از نظر «اعتبار قانونی» در یک سطح مقایسه کرد.
یک شرکت ثبتشده دارای شخصیت حقوقی مستقل است، اما هیئتمدیره ساختمان نیز در چارچوب قانون، یک مرجع مدیریتی منتخب مالکان است.
بنابراین اگر سؤال این باشد که:
«چه کسی اختیار قانونی اداره ساختمان را دارد؟»
پاسخ، مدیر یا مدیران منتخب مالکان در چارچوب قانون و مصوبات معتبر ساختمان است.
اما اگر سؤال این باشد که:
«چه کسی میتواند خدمات حرفهای مدیریت، حسابداری یا فناوری ارائه دهد؟»
یک شرکت تخصصی میتواند این خدمات را ارائه کند؛ البته در حدود قرارداد و اختیاراتی که به آن داده شده است.
مدیریت ساختمان در سالهای گذشته بیشتر به توانایی شخص مدیر وابسته بود.
اما امروز یک ساختمان هوشمند میتواند فرآیندهای خود را مستند، دیجیتال و قابل پیگیری کند.
در این مدل:
نتیجه این ساختار، شفافیت بیشتر، کاهش اختلافات، کاهش کارهای دستی و افزایش سرعت مدیریت ساختمان است.
آپارتمان ماها تنها یک ابزار برای اعلام شارژ نیست.
این سامانه میتواند بخشهای مختلف مدیریت مجتمع را در یک محیط یکپارچه گردآوری کند؛ از جمله:
ثبت هزینهها، مدیریت شارژ و پیگیری پرداختها.
تسهیل پرداخت شارژ برای ساکنان.
دسترسی منظمتر به اسناد و سوابق ساختمان.
انتقال اخبار و اطلاعیههای ساختمان به ساکنان.
ایجاد بستر ارتباطی منظمتر میان مدیران و ساکنان.
استفاده از ابزارهای دیجیتال برای دریافت نظر ساکنان در موارد مناسب.
ثبت و پیگیری بهتر درخواستها و مسائل مربوط به ساختمان.
به این ترتیب، فناوری میتواند به جای آنکه جایگزین مدیر ساختمان شود، توانایی مدیر را افزایش دهد.
در مدیریت سنتی، بخش قابل توجهی از اطلاعات ممکن است در اختیار افراد مختلف باشد.
یک مدیر ممکن است دفتر مالی داشته باشد، مدیر قبلی فایلهای خود را نگه داشته باشد و فاکتورها نیز در پوشههای مختلف ذخیره شده باشند.
در مدیریت هوشمند، هدف این است که اطلاعات مهم ساختمان در یک ساختار مشخص ثبت و نگهداری شود.
این تغییر به ظاهر ساده میتواند تأثیر زیادی بر شفافیت مدیریت داشته باشد.
برای مثال، وقتی مالک درباره پرداخت شارژ خود سؤال دارد، به جای جستوجوی پیامهای قدیمی، مراجعه به دفتر یا تماسهای متعدد، میتوان اطلاعات را در سامانه بررسی کرد.
اعتماد در مدیریت ساختمان تا حد زیادی به شفافیت وابسته است.
وقتی مالک بتواند وضعیت پرداختها، اطلاعیهها و سوابق مورد نیاز خود را به شکل منظم مشاهده کند، احتمال ایجاد سوءتفاهم کاهش پیدا میکند.
از طرف دیگر، مدیر نیز میتواند اطلاعات و سوابق مربوط به فعالیتهای خود را منظمتر نگهداری کند.
در نتیجه، سامانه مدیریت ساختمان میتواند به عنوان یک ابزار افزایش شفافیت و اعتماد عمل کند.
البته هیچ نرمافزاری جایگزین رفتار حرفهای، صداقت مالی و رعایت قانون توسط مدیران نمیشود؛ فناوری تنها ابزار مناسبی برای اجرای بهتر این اصول است.
در پاسخ به سؤال «شرکت مدیریت ساختمان قانونیتر است یا هیئتمدیره؟» باید گفت:
هیئتمدیره ساختمان و شرکت مدیریت ساختمان دو جایگاه متفاوت دارند.
هیئتمدیره از طریق سازوکار قانونی ساختمان و انتخاب مالکان شکل میگیرد و وظیفه اداره امور ساختمان را در چارچوب قانون و مصوبات مجمع بر عهده دارد.
شرکت، در صورت داشتن شخصیت حقوقی معتبر، میتواند خدمات تخصصی و اجرایی ارائه دهد؛ اما صرف ثبت شدن شرکت به این معنا نیست که میتواند بدون اختیار قانونی جایگزین مجمع یا هیئتمدیره شود.
بهترین رویکرد برای بسیاری از مجتمعهای امروزی، ایجاد یک ساختار ترکیبی است:
مجمع مالکان + هیئتمدیره + خدمات تخصصی + سامانه مدیریت ساختمان
در این ساختار، قانون جایگاه خود را حفظ میکند و فناوری نیز به افزایش نظم، سرعت و شفافیت کمک میکند.
آپارتمان ماها با ارائه ابزارهایی برای مدیریت شارژ، پرداختها، حسابداری ساده، آرشیو اسناد، اطلاعرسانی، ارتباط با ساکنان و نظرسنجی، میتواند به مدیران کمک کند تا مدیریت ساختمان را از شیوههای سنتی و پراکنده به سمت یک مدیریت منظم و هوشمند حرکت دهند.
در نهایت، هدف از مدیریت ساختمان فقط جمعآوری شارژ یا پرداخت قبوض نیست؛ هدف، ایجاد یک فرآیند شفاف، منظم، پاسخگو و قابل پیگیری برای اداره بهتر محل زندگی و کار ساکنان است.
با مدیریت هوشمند، شفافیت بیشتر و همکاری بهتر، میتوان تجربه زندگی در مجتمع را آسانتر و آرامتر کرد.
